Путевой лист: ответы на актуальные вопросы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист: ответы на актуальные вопросы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Как оформлять путевые листы по новым правилам

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

4. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.

6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.

6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:

• пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
• вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.

Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.

Путевой лист ИП на грузовой автомобиль необходим для законного управления транспортным средством. Поэтому важно указывать в нем все необходимые данные, чтобы впоследствии учитывать расход топлива, начислить заработную плату и рассчитываться с заказчиками. Документ оформляется на 1 день или на месяц.

Бланк путевого листа грузового автомобиля для ИП можно скачать в интернете. При этом законодатель разрешает предпринимателям разрабатывать формуляр самостоятельно (приказ Минтраста № 152 и ФЗ-402). То есть хозяйствующий субъект имеет право подготовить и впоследствии утвердить первичную документацию. Независимо от того, будет ли выбран готовый бланк или заполняется разработанный, используется следующая форма путевого листа грузового автомобиля для ИП:

• транспортное средство понадобилось на несколько часов, а за рулем находится сотрудник – форма 4-п;
• при необходимости использовать специальную технику – 4-С.
• услугу по перевозке предоставляет бизнесмен, а машина понадобилась на производстве – форма пг-1. Она нужна, чтобы обосновать потраченное топливо. Документ может запросить налоговый контролер, если будет осуществляться выездная проверка.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля ИП можно бесплатно скачать в интернете. Это поможет избежать ошибок и повторного оформления документа.

В КоАП РФ указано, какой полагается штраф за отсутствие путевого листа. Сумма взыскания начинается от 500 рублей. Иногда сотрудник ГИБДД может ограничиться простым взысканием. При этом наказание может последовать не только за отсутствие документа, но и за ошибки в его оформлении.

Законодательством четко определено, какой штраф за отсутствие путевого листа может быть наложен:

• Если ответственность за транспортное средство несет водитель, то ему может быть выписано предписание исправить недочеты либо выпишут штраф в сумме 500 рублей.
• Если же ответственность за автомобиль наложена на должностное лицо фирмы, то наказание за несоблюдение норм законодательства будет намного строже. В этом случае полагается штраф в сумме 20 тыс. рублей.
• Если у водителей машин, принадлежащих юридическому лицу, отсутствует путевой лист, штраф на организацию может достигать 100 тыс. рублей.

Частный предпринимать, который оформил ИП, несет полную ответственность. Даже не являясь юридическим лицом, он может быть наказан по всей строгости закона.

Штрафы назначают, когда путевой лист:

• отсутствует — во время рейса он обязательно должен быть у водителя. При этом нет разницы, что и как транспортируется — груз или пассажиры, на арендованном или собственном автомобиле организации, каким видом транспорта. Если путевого листа нет, инспектор может подумать, что работодатель не проводит предрейсовые медосмотры водителей и техосмотр транспорта. За такие нарушения тоже назначается штраф;
• неправильно оформлен — штраф выписывают за ошибки по двум моментам. Во-первых, если медработник не указал дату и время проведения медосмотра водителя, а также свою подпись с расшифровкой и штамп в специально предназначенной для этого графе («предрейсовый медицинский осмотр»). Во-вторых, если работник, проводящий техосмотр автомобиля, не указал дату и время проведения осмотра, свою подпись с расшифровкой и пометку о выпуске ТС на линию;
• не подтверждает расходы на ГСМ — в путевом листе должны указываться обязательные реквизиты, соответствующие требованиям Приказа Минтранса от 11.09.2020 г. № 368. Эти моменты контролирует ИФНС, и когда при проверке выявляется, что путевого листа нет или он неправильно оформлен, компания не сможет доказать свои расходы на ГСМ. Тогда ИФНС подозревает налогоплательщика в занижении прибыли.

Путевой лист 2021: все изменения и образцы на скачивание

Расшифровка аббревиатур и сокращений:

• п/л — путевой лист;
• тс — транспортное средство;
• гос. — государственный;
• рег. — регистрационный;
• дата — (число, месяц, год);
• время — (часы, минуты).

1. Наименование и номер путевого листа

• прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
• порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

2. Сведения о сроке действия путевого листа

• включают дату, в течение которой п/л может быть использован;
• если п/л оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого п/л может быть использован.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

• для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной гос. рег. номер юрлица (ОГРН);
• для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной гос. рег. номер ИП (ОГРН).

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Существуют следующие варианты, как сделать использование легальным:

1. Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
2. Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
3. Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
4. Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

После каждого использования у работника принимают авто по акту приема-передачи. Он включает в себя фиксацию состояния автомобиля, сведения о количестве бензина в баке и показания на спидометре. Заполняет акт сотрудник, который отвечает за техническое состояние имущества (например, начальник гаража).

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

Вам может понравиться => Выплаты пенсионерам на студента инвалида в 2021 году

• своевременно подавать транспортное средство для руководства и иных сотрудников в соответствии с установленным графиком или распоряжениями руководства;
• следить за техническим состоянием легкового служебного автомобиля;
• обеспечивать сохранность транспортного средства и имущества, располагающегося в нем;
• осуществлять поездки на служебном легковом автомобиле при условии внимательного соблюдения ПДД, обеспечения максимального уровня безопасности пассажиров, а также бережного обращения с автомобилем;
• на регулярной основе осуществлять техобслуживание автомобиля в специализированных точках и сервисных центрах;
• содержать в чистоте салон, кузов, ключевые агрегаты автомобиля с использованием специальных химических средств и инструментов;
• не употреблять перед работой или непосредственно в ходе нее алкогольные напитки, психотропные и иные вещества, которые могут негативно воздействовать на организм, снижать работоспособность или делать невозможным выполнение водителем своих трудовых обязанностей;
• предварительно прорабатывать маршрут следования и согласовывать данный маршрут с другими сотрудниками или руководством;
• своевременно и корректно заполнять путевые листы и иные документы, используемые в работе;
• в установленном порядке передавать служебный легковой автомобиль на стоянку по окончании смены;
• выполнять не противоречащие условиям трудового договора служебные поручения руководства.

11 мая 2021 yuristco 13
Поделитесь записью

Похожие записи
• 32 доплата к пенсии ветеранам боевых действий в 2021 году
• Сколько ошибок допускается при сдаче пдд в гаи в 2021 году
• Сколько Платят В Центре Занятости По Безработице 2021 Мурманская Область
• Сколько Стоит 1гкал.Отопления В Москве 2021

Принимая во временное пользование служебный автомобиль, работник должен соблюдать следующие правила:

1. Отвечать за сохранность транспортного средства. При порче служебного имущества сотрудник обязан компенсировать ремонт.
2. Соблюдать правила безопасности на дороге.
3. Не выходить за рамки, установленные формой трудовых отношений.

При возврате служебного транспорта работник отчитывается перед бухгалтерией и ответственным за транспорт лицом о состоянии машины.

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

В путевом листе указаны следующие отметки:

1. Остаток бензина в баке – 5 л.
2. Заправлено работником – 20 л.
3. Остаток по возвращении – 10 л.

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Мне как-то задали вопрос. А есть ли закон, обязывающий вносить в должностную инструкцию должностных лиц, управляющих служебным автомобилем, обязанности водителя.

А ссылки на такой закон нет. Это вытекает из логики. Приведу показательный пример из смежной области: вы принимаете на работу дворника с должностной инструкцией дворника, но по факту он у вас еще и токарь — подрабатывает на станке.

Первый момент. Спросить с него за результат его работы как токаря и за исправность станка, который он эксплуатирует, вы сможете только если у него в должностной инструкции будут обязанности токаря и ответственность токаря.

Второй момент. Для того чтобы работать на станке (опасном производственном объекте) необходимо иметь соответствующую квалификацию, пройти стажировку, инструктажи и регулярные медицинские осмотры.

Риск второго момента заключается в том, что если дворнику оторвет палец на токарном станке, то при разборе несчастного случая специальной комиссией выяснится, что дворник:

• Не имел квалификации;
• Не проходил стажировку;
• Не проходил инструктажи;
• Не проходил регулярные медицинские осмотры;
• И вообще у руководства не было основания допускать его к токарному станку, так как у него нет в должностной инструкции обязанностей, прав и ответственности токаря

Если вы проведете аналогию со связкой «директор-водитель» и «токарный станок-автомобиль» вы все поймете.
ВЫВОД и КОНКРЕТНОЕ РЕШЕНИЕ:

• Поэтому либо директор проходит все мероприятия как водитель (инструктажи, стажировки, медосмотры и т.д.) или нанимайте штатного водителя. Либо делайте ход конем: отдавайте служебный автомобиль в аренду директору. Только скорее всего ваша бухгалтерия не пропустит этот вопрос. Но это уже отдельная тема.

Нужна ли путевка на личный грузовой автомобиль

Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.

• Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
• Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ

Порядок и условия предоставления работникам в пользование служебного авто должны быть прописаны:

•или в локальном нормативном акте компании, например в положении об использовании служебного транспорта;

•или в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником.

Представленный документ содержит информацию о способе применения машины. Необходимость путевого листа нередко объясняется тем, что с его помощью контролирующим органам легче проверять предпринимателей. В частности указываются следующие сведения:

• Наименование предприятия;
• Данные о водителе;
• Характеристики ТС;
• Информация о маршрутах передвижения.

Важно знать! Представленный документ имеет ценность и для ведения бухгалтерской отчетности. С его помощью определяется частота эксплуатации ТС, время работы водителя, пробег и топливный расход машины.

Одна из причин, по которой грозит штраф за отсутствие путевого листа в 2019 на юридическое лицо, заключается именно в утрате ценных сведений, которые могут использоваться при проверке фирмы.

Данный показатель зависит от целей и длительности поездки. Во многих случаях для оформления выбирают однодневный лист. Этот способ оптимален для краткосрочных рейсов. Если же эксплуатация ТС будет осуществляться дольше, выдается документ, рассчитанный на 1 месяц. При этом, если к вождению конкретного транспорта допущено несколько лиц, то путевку оформляют на каждого индивидуально.

Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов

С 1 января 2021 года в путевом листе появился новый обязательный реквизит — сведения о перевозке. Согласно п. 6 Приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368 к таким сведениям относится информация о видах сообщения и видах перевозок. В отношении грузовых перевозок виды сообщения перечислены в статье 4 Устава автомобильного транспорта, они бывают:

• городские (в границах населенных пунктов);
• пригородные (между населенными пунктами на расстоянии до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов);
• междугородные (между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов);
• международные (с пересечением государственной границы РФ, в том числе транзитом, например, в Калининградскую область из других регионов).

Если перевозчик выполняет перевозки в нескольких видах сообщения, в путевом листе их следует указывать через запятую.

Понятие «вид перевозки», применительно к грузовым автомобильным перевозкам, законодательством не установлено, поэтому Минтрансу пришлось выпускать дополнительное разъяснение (Письмо Минтранса России от 03.03.2021 N Д3-468-ПГ). Из письма следует, что для грузовых автоперевозок в путевом листе следует указывать один из следующих видов: перевозка грузов для собственных нужд либо коммерческая перевозка грузов.

Часто встречается вопрос: нужен ли путевой лист индивидуальному предпринимателю, находящемуся за рулем принадлежащего ему транспортного средства? Да, нужен, если выполняется перевозка груза или пассажиров в целях осуществления предпринимательской деятельности. Об этом недвусмысленного говорит ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 8 Приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368. Это же правило применяется и для легковых автомобилей.

Доказывание того, что транспорт используется в некоммерческих (личных) целях — бремя эксплуатанта. Инспектор, привлекая нарушителя к административной ответственности, указывает в протоколе и постановлении обстоятельства, которые послужили причиной полагать, что транспортное средство в момент его остановки использовалось для осуществления предпринимательской деятельности. Задача нарушителя (водителя) — указать в протоколе свое несогласие с выводами инспектора, сослаться на обстоятельства, подтверждающие некоммерческое использование транспорта.

Обязанность водителя предъявлять и передавать оформленный путевой лист сотрудникам ГИБДД или Ространснадзора предусмотрена п. 2.1 Правил дорожного движения РФ.

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КРФоАП) предусмотрена ответственность за отсутствие у водителя, перевозящего груз, надлежащим образом оформленного путевого листа. Согласно ч. 2 ст. 12.3 КРФоАП управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе в случаях, предусмотренных законодательством, путевого листа или товарно-транспортных документов, наказывается предупреждением или штрафом в размере 500 рублей.

Более суровое наказание ждет организацию или индивидуального предпринимателя, который не выдал водителю путевой лист или не провел предрейсовый медосмотр и контроль технического состояния автомобиля. Отсутствие путевого листа грузового автомобиля дает инспектору ГИБДД или Ространснадзора основания для привлечения перевозчика к ответственности по ч. 2 (медосмотр водителей) и ч. 3 (контроль технического состояния транспортных средств) ст. 12.31.1 КРФоАП. Штраф в этом случае составляет 30 тысяч рублей.

В некоторых случаях инспекторы необоснованно пытаются привлечь организацию-перевозчика, не выдавшей путевой лист, к ответственности по ч. 4 ст. 12.31.1 КРФоАП, предусматривающей наказание до 100 тысяч рублей. Указанное правонарушение применяется только при нарушении перевозчиком требований об обеспечении безопасности перевозок пассажиров и грузов в особых условиях, определяемых п. 72 Приказа Минтранса России от 15.01.2014 года № 7 “Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации”.

Обратите внимание, что к ответственности по ст. 12.31.1 КРФоАП перевозчик может быть привлечен при выполнении проверки уполномоченными на то государственными органами, поэтому храните надлежащим образом оформленные путевые листы в течение 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Маршрутные листы ведет бухгалтерия, либо в отдельных случаях сам руководитель. Строго унифицированной формы маршрутного листа сейчас нет, предприниматели могут заполнять его по собственной форме – главное, обязательно указывать следующие данные:

• Дата и код поездки.
• Марка и номер автомобиля.
• ФИО и личные данные водителя.
• Количество рейсов (1).
• Маршрут (в километрах).
• Необходимое для поездки количество топлива.
• Отметка о состоянии здоровья водителя, допускающая его к управлению автомобилем.
• Показания спидометра.
• Время выезда машины из гаража и прибытия по адресу, а также время возвращения в гараж.
• Краткое описание грузов (или пассажиров), которые перевозит транспорт.

Конечно, удобнее всего вести листы в программе, которая учитывает все сохраненные данные. Кроме того, программа бессрочно хранит данные о поездках, позволяет восстановить всю необходимую информацию, в пару кликов заменить водителя или автомобиль, скорректировать маршрут и автоматически рассчитать новый километраж и приблизительное количество бензина на поездку. Это значительная экономия сил, времени и финансов, особенно для крупных компаний. Подробнее о том как вести путевые листы в програме описано в этой статье.

Маршрутный лист выдается на один день, либо на один рейс.

Конечно, ежедневное заполнение всех вышеуказанных данных – достаточно трудоемкое занятие, особенно если у компании большой автопарк. Можно ли выписать путевой лист на несколько дней, недель или даже месяцев?

Можно. В соответствии с Приказом Минтранспорта № 368, путевой лист может выдаваться на 1 поездку (1 рейс) в том случае, если она длится дольше одного дня. Иными словами, если предстоит долгая дорога – достаточно выписать один путевой лист перед ее началом, и он будет действителен на протяжении всего рейса, даже если этот рейс займет несколько недель.

Но если автомобили каждый вечер возвращаются назад, на парковку маршрутный лист нужно выписывать каждый день. В связи с чем возникает вопрос…

Путевой лист не нужен, если:

• автомобиль оформлен на физическое лицо и используется исключительно для личных поездок;
• за рулем находится другой человек, но едет в личных целях и по оформленной доверенности;
• транспорт принадлежит юрлицу, но компания работает по упрощенной системе налогообложения и не платит налоги за расходы, только за доходы.

Если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях или в рабочей поездке – то есть, маршрут построен в интересах работодателя, а не собственника, – путевой лист сделать можно (для взаимозачетов трат на бензин), но не обязательно. В этом случае, если компания и водитель достаточно доверяют друг другу, нередко обходятся и простой договоренностью.

Если одним и тем же автомобилем в служебных поездках пользуются несколько водителей, то на каждого из них необходимо оформлять отдельный путевой лист.

Если организация занимается коммерческой (это важно!) перевозкой пассажиров и грузов, с оформлением договора – путевой лист обязательно оформлять. И неважно, использует ли компания для этого легковые, грузовые автомобили, или даже автобусы. Таким образом, согласно законодательству, под это требование попадают и таксопарки, и корпоративные автопарки, и грузоперевозки, и муниципальный транспорт.

Многие водители, не знающие этих тонкостей, могут легко попасть на штрафы. К примеру, сотрудники Госавтоинспекции останавливают человека, который едет на корпоративной машине и просят его предъявить путевой лист. Должен ли у него быть этот документ? Если водитель в этой конкретной поездке не перевозит грузы или пассажиров на коммерческой основе – то нет, согласно законодательству, он не обязан иметь при себе путевой лист. Но если об этом не знать, ГИБДД легко может выписать штраф, который доверчивый и законопослушный водитель (или отправившая его организация) обязаны будут заплатить.

Также проверять маршрутные листы имеют право органы ФНС (если компания использует путевые листы, чтобы уменьшить налог на прибыль) и Трудовая инспекция – чтобы проследить, не нарушает ли работодатель права водителя, в полной ли мере начисляется зарплата.

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» — это интеграция всех внутренних процессов компании, включая оформление и ведение документации, в том числе – столь важных и нужных путевых листов.

Михаил Носков

Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2020 году.

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

1. Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
2. Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП.

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС.

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта.

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

• Название – путевой лист – и его регистрационный номер.
• Дата выдачи и период действия.

Не нужен ПЛ на легковой автомобиль юридическому лицу, собственнику машины.

При потребности, он может сделать доверенность на водителя, которая исключает необходимость ПЛ. В таких случаях штраф не грозит ни водителю, ни собственнику. Документ для легковых авто требуется в том случае, когда осуществляется перевозка пассажиров, багажей, грузов.

Он позволяет обосновать затраты на ГСМ и рассчитать зарплату водителя. В путевке фиксируется не только время в пути, но и период простоя, ДТП, технические остановки. Работа с заказчиками грузоперевозок фиксируется в разделе, описывающем работу водителя и характер эксплуатации ТС. В нем указывается наименование клиента, точка отправления и окончания пути, характер груза, километраж и длительность поездки.

Гибдд охотится на водителей без доверенностей и путевых листов

Уже три года прошло с тех пор, как в России были отменены доверенности на управление автомобилем. Однако, в последнее время инспекторы ГИБДД снова стали спрашивать доверенности у водителей служебных автомобилей.

И хотя штраф за отсутствие доверенности отменён, инспектор может попросить показать путевой лист.

Если его нет, водитель может быть оштрафован на 500 рублей, а организация, на которую зарегистрирован автомоблиь — до 100 тысяч рублей.

Поэтому, если вы садитесь за руль служебного автомобиля без путевого листа, позаботьтесь о том, чтобы у вас была с собой доверенность. Без неё вы не сможете ни забрать машину со штрафстоянки, ни пообщаться с дилерами или страховщиками.

Какие документы должен иметь водитель погрузчика?

Погрузчики могут работать от электричества, на бензине, на газе, а потому и возникают иногда проблемы, с которыми сталкиваются работодатели, принимая на работу водителей погрузчиков. Нужно внимательно посмотреть документы, в которых указывается, разрешение на работу с каким видом погрузчика есть у водителя. Как правило, в разрешении на работу может просто стоять «водитель погрузчика», а уточнение есть только в водительском удостоверении.

Электрические погрузчики не поднадзорны, права Гостехнадзора на них не нужны, но работник должен иметь удостоверение водителя электропогрузчика с указанием в нём типа машины, на которой он имеет право работать. Это может быть водитель электротележки или водитель аккумуляторного погрузчика и т.д.

Автопогрузчики или погрузчики с двигателем внутреннего сгорания подлежат Гостехнадзору, а потому работник должен получить удостоверение тракториста-машиниста, чтобы иметь право управлять самоходной машиной.

Самоходные машины подразделяются по категориям и по видам техники, а потому в Правах кроме категории всегда указывается тип машины как «Особые отметки». Например: Е-трактор, В-погрузчик, С-погрузчик.ъ

Водитель электропогрузчика должен иметь такие документы:

• медицинская справка с заключением о пригодности к работе водителем погрузчика;
• фотография формата 3×4 см.

Водитель автопогрузчика должен иметь такие документы:

• копия паспорта (первая, вторая стр. и прописка);
• медицинская справка водителя, в которой указано о пригодности к управлению самоходными машинами;
• копия документа о специальном образовании или копия удостоверения;
• два фото размером 3×4.

Необязательные сведения

Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)

Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ. Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ.

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021

Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.

В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:

Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.

Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.

Отдельно установлены новые требования к журналу регистрации путевых листов. Его разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Во втором случае все сведения, внесенные в журнал, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Форма путевого листа в 2020 г.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса №467 от 21.12.2018 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:

Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобиля поможет инструкция от экспертов КонсультантПлюс. Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.

Похожие записи:

• Отмена льготной ипотеки с 1 января 2023 года
• Можно ли брать больничный перед отпуском, как это повлияет на зарплату
• Какой список документов требуется для продажи квартиры в 2023 году (часть 1)