Потеряна трудовая книжка: что делать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Потеряна трудовая книжка: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.

Массовая утрата трудовых книжек

В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен³⁹.

Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными⁴⁰.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

• определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
• собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
• поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
• запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
• проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.

Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.

При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.

Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.

Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Что делать при ликвидации предприятия

Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.

Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.

Как восстановить трудовую книжку если она утеряна

Утеря или порча документа не является правонарушением, за которое человека можно привлечь к ответственности. Но, как известно, без трудовой невозможно вести официальную трудовую деятельность. Поэтому её нужно восстановить.

Вне зависимости от того, кто является виновником утери или порчи документа, порядок его восстановления примерно одинаков. Чтобы восстановить книжку, потребует предпринять следующие действия:

• на последнем месте работы нужно написать заявление с просьбой завести дубликат трудовой. Заявление пишется на имя руководителя предприятия;
• если есть какие-либо документы, подтверждающие предыдущие места работы, их необходимо предоставить в отдел кадров;
• сотрудник отдела кадров, который является ответственным за хранение книжек, заводит дубликат. Оформление титульной страницы происходит точно так же, как при первичном оформлении. То есть работник должен принести свой паспорт и документы об образовании.

Данные вносятся также, как и всегда, с соблюдением всех правил и норм, прописанных в Инструкции. При этом есть и нюансы:

• если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до того момента, когда книжка была утеряна. Все цифры должны быть подтверждены документами;
• общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Как восстановить записи из утерянного документа

Если трудовая книжка утеряна, это не означает, что и вся пенсия также утеряна. Стаж можно подтвердить определёнными документами. Это:

• трудовые договоры;
• книжки колхозника;
• различные выписки и справки;
• ведомости о выплате зарплаты или расчётные листки.

Если предприятие, на котором ранее работал сотрудник, потерявший документ, ликвидировано, не стоит отчаиваться. Сведения обо всех работниках хранятся в архиве. Нужно понять, в какой именно архив обращаться. Если с момента увольнения прошло менее 15 лет, то в местную архивную организация. Если же более, то в архив по муниципальному образованию.

Если всё в порядке, и у работника хранятся копии трудовых договоров или другие документы, то с восстановлением записей проблем не будет. Ещё один вариант – восстановление сведений по копии трудовой книжки. Нередко бывает так, что сам работник или его начальство заранее делают копию документа. Она может понадобиться в различных ситуациях. Но это должна быть не просто копия, а правильно оформленная копия:

• копия снимается со всех необходимых листов книжки;
• на каждой странице должна быть запись «копия верна». Она может быть сделана от руки или поставлена штампом;
• под каждой записью «копия верна» должна стоять подпись ответственного работника, а также «живая» печать организации;
• если страниц несколько, то они нумеруются и сшиваются.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.

Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:

• Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
• Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.

Как ее заполнить данными

Трудовая книжка взамен утерянной может быть выдана только на основании заявления работника либо же акта, составленного комиссией о порче документа, ввиду чего на начальном этапе восстановления утраченных данных оформляются указанные документы. Следующим этапом является выписка дубликата в соответствии с нормами главы III ПП №225.

Однако даже при наличии всех приказов о приеме и увольнении от прежних работодателей во исполнение п.32 в дубликат вносится запись об общем стаже до поступления к нынешнему. При этом совокупная выслуга суммируется только исходя из представленных данных без указания наименования должностей и названий предприятий.

Следующая запись вноситься уже в соответствии с Инструкцией, то есть полностью с отражением номера приказа и проставлением мокрой печати. Также на титульной странице книги о труде проставляется штамп: «Дубликат».

Важно! Если утерян дубликат трудовой книжки, восстановление записей производиться в том же порядке, который описан выше. То есть все копии необходимо получить заново и обратиться за оформлением документа к последнему работодателю.

Хранение трудовой книжки

Трудовая книжка имеет значение для граждан, поскольку отражает не только должность, но и стаж работы. Соответственно, данный документ должен храниться согласно установленным правилам. Помещаются книжки в сейф или специальный шкаф, назначаются ответственные за это лица, ведется книга учета трудовых книжек. Как только лицо поступает на работу, трудовая книжка передается работодателю.

Важно! Возвращается документ только в случае увольнения или выхода на пенсию.

В процессе работы книжку можно получить, причем на временной основе, только по письменному заявлению со стороны сотрудника. Для этого необходимы исключительные основания, например, гражданину необходимо обратиться в ПФ РФ для получения выплат.

Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?

В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:

1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.

2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.

В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.

Как восстановить, если место работы не менялось

Если место работы не менялось, сотрудник может восстановить сведения из испорченной или потерянной ТК, обратившись в отдел кадров своего предприятия. Такой процесс восстановления считается наиболее простым и быстрым, не требующим от физического лица дополнительных затрат времени и сил.

Во время оформления дубликата документа вносят:

• первое, что невозможно не заметить, – это отметка на главной странице (в правом верхнем углу) со словом «Дубликат»;
• основные сведения о сотруднике, которые выписываются из предоставленного им свидетельства, удостоверяющего личность, документов, свидетельствующих о получении высшего, среднего или технического образования;
• развёрнутые сведения о работе, содержащие все переводы, увольнения, замечания с внесением в книжку и т. п.;
• информацию о наградах или поощрениях.

Необходимые документы

Действующее законодательство не определяет, какие конкретно бумаги должны быть предоставлены для выдачи дубликата. Пакет необходимой документации меняется в зависимости от ситуации – в скольких местах человек трудился до момента утери ТК.

Из документов необходимо подготовить только заявление о выдаче новой книжки. Вся остальная информация, которая нужна для оформления дубликата (должность заявителя, дата приема на работу и пр.), уже есть в распоряжении отдела кадров.

Заявление об оформлении дубликата необходимо дополнить:

• Справками с предыдущих мест работы. Они должны содержать дату начала трудовых отношений и увольнения, должность и номер приказа.
• Заверенной копией ТК (если она есть).
• Другими документами, подтверждающими стаж – выписками из приказов о приеме в организацию, увольнении, договорами с работодателями и др.
• Справками из архива. Они потребуются, если предприятие уже прекратило работу.
• Справками из ПФ, если нет других вариантов подтверждения стажа.

Если вы сами потеряли свою трудовую книжку

Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.

Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.

Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.

Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.

В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.

Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.

Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.

Как сделать дубликат трудовой книжки:

• Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
• Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.

Необходимые документы для восстановления дубликата:

• Заявление.
• Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
• Трудовой договор или контракт.
• Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
• Сведения из Пенсионного фонда.
• Форма 2-НДФЛ.
• Подтверждение изменений в названии фирмы.
• Оригинал паспорта.

Сложные ситуации при восстановлении трудовой книжки и способы их решения

При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки возникают определенные сложности. Случается так, что организация, в которой ранее трудился человек, уже прекратила свое существование. Тогда ему следует подать заявление в Государственный архив. Если предприятие просто преобразовано, то нужно обращаться в отдел кадров правопреемника.

Некоторые факты Комиссия при предъявлении документов (копии), указывающих сведения о профессии, местах трудоустройства обозначает трудовой стаж. При их отсутствии составляется акт на основании показаний двух — трех свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Иногда работодатель отказывается восстанавливать утерянную им трудовую книжку либо намеренно затягивает этот процесс, тогда придется оформлять дубликат самостоятельно. В этом случае человек будет вправе истребовать с работодателя материальную компенсацию.

При необходимости самостоятельно восстанавливать трудовую книжку можно обратиться в ПФР, Госархив либо суд. Выбор инстанции зависит от конкретной ситуации.

Похожие записи:

• Минсельхоз РФ предложил законодательно закрепить статус фермера
• Определение газона в ПДД РФ 2021 года
• Ежемесячная денежная выплата на ребенка в возрасте от 3 до 7 лет