Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

• мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

• мотоциклы – 1 200 руб.

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

• времени использования личного транспорта в служебных целях;

• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:

– проведение текущего ремонта;

– расходы на приобретение топлива и ГСМ;

– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.

Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?

Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.

Страховые взносы и НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы :

• компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
• возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

• степень его износа и срок полезного использования ;
• интенсивность его использования .

Составляя допсоглашение – договор компенсации использования личного транспорта, нужно не забыть сделать его в двух экземплярах – для каждой из сторон соглашения.

Нужно указать полное наименование организации и Ф.И.О. работника. Не забыть вписать характеристики автомобиля (марку, модель, объем двигателя, регистрационный номер и т. п.), а также документ, удостоверяющий право собственности сотрудника на транспортное средство.

В обязательном порядке в текст нужно включить размер компенсации за использование машины. Это обязательное условие. Нужно помнить, что в состав расходов по налогу на прибыль (УСН) компенсация уменьшает прибыль только в приделах норм, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

Какой вариант выбрать

Изучив представленные выше нюансы форм, посредством которых может использоваться имущество сотрудника в рабочих целях, можно прийти к выводу, что оформление ссудного соглашения было бы выгодным. Однако, стоит учитывать тот момент, что сотрудники фискальных органов обращают на такие акты повышенное внимание. Это связано с тем, что они рассматривают эти договоры как способ для ухода от налоговых платежей.

По этой причине специалисты рекомендуют оформлять компенсации. При этом, допустимо уменьшить сумму по сравнению с тем, на что согласен сотрудник. Тогда не происходит начисление налогов на величину заработка.

Указанный способ оформления несет в себе выгоду не только для компании, но и для гражданина. Причиной на то выступает то, что он получает средства, не неся обязанности по уплате НДФЛ.

Компенсация работнику за использование его имущества

Когда во время выполнения своих трудовых функций гражданин пользуется собственным имуществом, то при согласии руководящего состава компании, ему выплачиваются компенсационные суммы. Кроме того, человеку полагается возмещение расходов, которые связываются с применением таких предметов.

Данная ситуация указывает на то, что гражданин продолжает использовать свою собственность, однако, применяется этот предмет в интересах компании, где он трудится. Право на передачу другим представителям данной организации не устанавливается.

Компенсацию следует рассматривать как выплаты денежного характера, которые применяются для возмещения затрат, имеющих связь с исполнением трудовых обязательств. Величина выплаты находится в зависимости от договоренности сторон соглашения. Выражается она при использовании письменной формы.

Смотрите вебинар на тему «Компенсации работникам за использование личного имущества»:

В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.

Размер выплат определяют следующими способами:

• Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
• Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

• интенсивность поездок;
• срок полезного использования;
• износ авто;
• траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.

Как работодатель компенсирует затраты на бензин

Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.

Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.

То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.

Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.

Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.

Использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Шадрина Т., эксперт журнала

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?

В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:

Учет и налогообложение компенсаций за использование имущества работников

30.05.2013«Главбух»

Татьяна Новикова, руководитель собственной аудиторской компании «ТЕРРАФИНАНС»

• Компания-организатор: Аудиторская фирма ООО «ТЕРРАФИНАНС».
• Кому и как часто выплачивать компенсацию

Начну с того, что компенсация полагается всем работникам, которые используют личное имущество на службе. Это правило распространяется даже на тех, кто работает на дому или дистанционно.

Причем не имеет значения, какое имущество использует сотрудник во время работы. Это может быть легковой автомобиль, компьютер. Как правило, компании выплачивают компенсацию раз в месяц — в одной и той же сумме. Размер компенсации пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (см. образец ниже. — Примеч. ред.).

Какие документы собрать и оформить

Забегая вперед, скажу, что, если вы правильно оформите все необходимые документы, вы сможете признать компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль. Более того, с такой выплаты не придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Подробно о расчете налогов и взносов я расскажу позже.

Важная деталь

Сотрудники, которые работают на дому или дистанционно, имеют право на компенсацию за использование личного имущества на службе.

В таблице я перечислила документы, которые вам понадобятся, чтобы выдать компенсацию по всем правилам (см. ниже — Примеч. ред.). Подчеркну, что здесь названы все те бумаги, на которых обычно настаивают проверяющие из налоговых инспекций.

На основании каких документов можно выплатить компенсацию за использование личного имущества сотрудника

Кроме того, стоит предупредить работника, чтобы в будущем он сохранял все документы, которые подтверждают его расходы. Скажем, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ и прочие. Это станет хоть каким-то доказательством того, что сотрудник действительно использовал свое оборудование в рабочих целях.

Важное уточнение для тех, кто собирается выплачивать компенсацию сотруднику, который использует в работе личный автомобиль. В этом случае важно, является ли работник собственником машины.

Или же он водит ее на основании доверенности (договора аренды, полиса ОСАГО). Дам вам схематичные подсказки, как безопаснее учитывать выплату и считать налоги в той и другой ситуации (см. схему ниже.

Выплата компенсаций и отражение в бухгалтерских отчетах компенсации за использование работодателем имущество работника

Работник-надомник использует для работы личное имущество: ноутбук и принтер, но чеков и документов у него не сохранилось. Может ли в этом случае работодатель не выплачивать работнику компенсацию за использование личного имущества работника, если работник не возражает?

В трудовом договоре с надомником необходимо предусмотреть обязанность организации выплачивать компенсацию расходов сотрудника. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

• Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
• 1. КНИГА «КАДРОВЫЙ УЧЕТ ЗА 3 ДНЯ»
• Принимаем на работу сотрудника-надомника
• Что нужно обязательно предусмотреть в договоре с надомником. В трудовом договоре с сотрудником-надомником определите:

• обязанность организации предоставить сотруднику оборудование, инструменты и иные технические средства или обязанность сотрудника самостоятельно приобрести их;
• обязанность организации обеспечить сотрудника расходными материалами (сырьем, полуфабрикатами) или обязанность сотрудника самостоятельно приобрести их;
• порядок и сроки обеспечения надомников сырьем, материалами и полуфабрикатами;
• порядок возмещения сотруднику стоимости приобретенных им расходных материалов (если надомник использует в работе собственные материалы);
• обязанность организации выплатить компенсацию за износ оборудования, инструментов или иных технических средств, принадлежащих сотруднику;*
• порядок возмещения сотруднику других расходов, связанных с выполнением работы на дому;
• порядок вывоза готовой продукции (если надомник занимается производством продукции на дому).

Такие правила установлены в статье 310 Трудового кодекса РФ и пункте 16 Положения, утвержденного постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 г. № 275/17-99.

2. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию заиспользование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:*

Величина компенсации за использование личного автомобиля

Сумма компенсации устанавливается путем переговоров сотрудника и работодателя.

ВАЖНО! Размер компенсации может быть установлен в твердой сумме, а может исчисляться исходя из количества поездок

При этом следует учитывать тот факт, что расходы такого рода подлежат нормированию. Максимальная сумма выплаты, в соответствии с постановлением Правительства №92 от 08.02.2002 года, составляет:

1. Для автомобилей с двигателем до 2000см3 – 1200 рублей ежемесячно
2. Для автомобилей с двигателем более 2000см3 – 1500 рублей ежемесячно
3. Если работник использует в работе мотоцикл, то максимальная сумма компенсации составит 600 рублей

При расчете величины возмещения большую роль играют также:

• «возраст» машины. От него зависит сколько времени может использоваться автомобиль и каков его износ
• Насколько интенсивно будет использоваться автомобиль. Чем выше интенсивность, тем больше сумма компенсации
• Стоимость используемого топлива и обслуживания автомобиля. Сумму, которая будет потрачена на ремонт можно посчитать исходя из данных предыдущего периода, в расчете на месяц

Способ 3. Организация компенсирует работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества

Отдельно рассмотрим вариант, когда организация компенсирует работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества. В данной ситуации, несмотря на то, что при выплате компенсации имущество по-прежнему остается у работника, важно, что организация использует его в своей деятельности и это подтверждено документально. А значит, как непосредственно компенсационную выплату, так и дополнительные расходы, понесенные организацией в связи с использованием имущества, можно будет учесть в целях налогообложения.

При этом нужно учитывать следующий нюанс. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. Но по общему правилу она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, его невыхода на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, т.е. за период, когда работник не трудится и, следовательно, не эксплуатирует описываемое имущество.

Таким образом, если имущество использовалось для служебных целей не полный месяц, то и фактические расходы по его использованию будут значительно меньше, чем если бы оно использовалось в течение всего месяца. Это, безусловно, отразится на размере компенсационных выплат (письмо Минфина РФ от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63), и, следовательно, на величине налоговой базы. Соответственно, имеет смысл рассчитывать размер компенсации пропорционально количеству фактически отработанных работником дней в месяце, дабы избежать претензий налоговиков.

Кроме того, в ст. 188 ТК РФ идет речь о выплате компенсации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещении расходов, связанных с их использованием.

Соответственно, по нашему мнению, при использовании в деятельности организации имущества работника, которое нельзя отнести к указанным выше группам (инструмент, личный транспорт, оборудование и другие технические средства и материалы), имеется значительный налоговый риск в отношении производимых за него компенсационных выплат.

Документальное оформление. Оформить компенсационную выплату можно следующими документами:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору с работником о выплате компенсации за использование его имущества. В данном соглашении должны быть отражены:
   • вид используемого имущества и его характеристики, в частности, технические и регистрационные данные;
   • документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
   • порядок использования имущества;
   • размер компенсации за использование, как того требует ст. 188 ТК РФ;
   • порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;
   • срок использования имущества.
2. Документы, подтверждающие необходимость использования личного имущества работника в служебных целях. Ими могут служить приказы организации, служебные записки, расчеты, подтверждающие экономическую обоснованность использования личного имущества работника, например, взамен приобретения и/или аренды аналогичных активов и проч.
   В отношении использования, например, транспортных средств в качестве подтверждающих документов также могут служить трудовой договор и должностная инструкция работника, содержащие указание на то, что его работа имеет разъездной характер.
3. Приказ о выплате компенсации работнику. В приказе следует указать имущество, за использование которого выплачивается компенсация, ее размер, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества, виды и размер дополнительных расходов, возмещаемых работнику.
4. Копии документов, характеризующих имущество работника, в частности, документы, подтверждающие право собственности (владения), технический паспорт и т.д.
5. Платежные документы.
6. Документы, подтверждающие фактическое использование личного имущества работника. Например, путевые листы (для транспортных средств), детализации счетов на услуги связи (для мобильных телефонов) и т.д. Этого, в частности, требуют письма Минфина РФ от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63, МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@.

В целях бухгалтерского учета компенсация ежемесячно, на протяжении всего срока действия соглашения, учитывается в себестоимости либо накладных расходах следующей записью:

Дебет20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д.Кредит73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Похожие записи:

• Действия при утере СТС на машину в 2021
• Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные