Новые правила оформления удаленной работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила оформления удаленной работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).

Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).

Расторжение трудового договора

Изменения в 2022 году по дистанционной работе

С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:

• Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.

Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.

• работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
• Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).

При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:

• при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
• при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:

• производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
• производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Основания, по которым работника на дистанционке можно уволить

Закон о дистанционной и удаленной работе позволил избавиться от одного из самых больших страхов сотрудников – риска, что их уволят. Хотя подобная проблема существовала, увольнять сотрудников все ещё можно только в рамках Трудового кодекса. А причин для увольнения там всего несколько.

В частности, без согласия самого сотрудника увольнение возможно, если у него низкий уровень квалификации. В таком случае работника могут перевести на должность пониже (которая отвечает его квалификационным навыкам) или уволить. Но чтобы уволить такого работника, он должен пройти аттестацию, подтвердив низкий уровень своей квалификации.

Также без согласия увольняют сотрудников, позволивших себе нарушить трудовые обязанности, но при условии, что человек уже получал дисциплинарные взыскания. Исключением выступают только случаи грубого нарушения обязанностей. В такой ситуации увольняют сразу же и повторное нарушение не требуется. Грубым нарушением считается разглашение коммерческих тайн, прогул без уважительных причин, пьяное состояние на работе, кража вещей в офисе или причинение им намеренного вреда.

Уволить в соответствии с законом могут в рамках процедуры сокращения персонала. Должность, с которой уволили сотрудника, должна быть закрыта окончательно, а не появиться на сайте с вакансиями через какое-то время после увольнения работника. Но для дистанционных работников до 2022 года действовали другие правила, согласно которым увольнение было намного более простым. Многие компании увольняли работников по любому удобному поводу, даже без нарушений. Теперь регулирование стало гораздо тщательнее, и увольнять сотрудников с работы можно только при невыходе на связь больше двух дней и при переезде в другую местность, где он не сможет работать.

Как изменились общие положения о дистанционной работе

Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.

Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:

1. Постоянная – на весь срок действия трудового договора;
2. Временная – непрерывно, но не дольше 6 месяцев;
3. Периодическая – когда «удаленка» и работа на стационарном месте чередуются.

Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.

На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Право удаленного работника на отдых

В целях исключения возможных злоупотреблений со стороны работодателей поправки дополняют ТК РФ новой статьей 312.7, гарантирующей право дистанционных сотрудников на отдых. В соответствии с этой нормой дистанционный работник имеет право на неприкосновенность времени отдыха.

Время взаимодействия работника с работодателем в период времени отдыха работника включается в рабочее время.

Взаимодействие работодателя с дистанционным работником в период времени отдыха без предварительного письменного согласия работника допускается только в исключительных случаях. Так, звонить и писать удаленщику, когда тот отдыхает, разрешается:

• для предотвращения производственной аварии либо устранения последствий стихийного бедствия;
• предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
• выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств.

Увольнение дистанционных работников

В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:

• отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
• нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
• производственная необходимость, определяемая работодателем;
• неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.

Что необходимо сделать работодателю?

Необходимо в кратчайшие сроки внести изменения в трудовые договоры с дистанционными работниками, а также локальные нормативные акты, регламентирующие организацию дистанционной работы (при их наличии), в частности отразить в них:

• форму взаимодействия дистанционного работника и работодателя при обмене электронными документами (вид подписи, электронная почта или иное);
• срок направления работником и работодателем подтверждение получения электронного документа от другой стороны;
• режим рабочего времени работника, но, как и ранее, при отсутствии такой информации режим рабочего времени работник определяет сам.

Дистанционная работа может совмещаться с работой в офисе

Первая волна COVID-19 и последовавший за ним локдаун выявили массу недостатков в регулировании дистанционной работы. Например, ТК РФ не предусматривал временный перевод сотрудников на удаленку, требовал получения согласия работника и не допускал возможности комбинированного режима работы дистанционно и в офисе. Помимо этого для заключения трудового договора и обмена документами через сеть требовалось наличие у сторон электронных квалифицированных подписей и ряд других требований, которые сложно исполнимы и обременяют работодателей и работников.

Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях») призван изменить ситуацию.

Изменения вступают в силу с 01 января 2021 года. Ниже представлен краткий обзор основных положений.

Прежняя редакция раздела о дистанционной работе предусматривала возможность работодателя включить в договор любые дополнительные основания для прекращения трудового договора.

Теперь же помимо общих оснований, предусмотренных ТК РФ, работодатель может расторгнуть трудовой договор с дистанционным работником только в случае, если:

• дистанционный работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более 2х рабочих дней подряд (искл. если стороны предусмотрели более длительный срок для взаимодействия);
• изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (данное основание распространяется только на постоянных дистанционных работников).

Дистанционная работа

Дистанционной (или, как теперь также прописано в ТК РФ, удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, если для ее выполнения, а также для взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе сеть «Интернет», и сети связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Выполнение сотрудником трудовых обязанностей дистанционно не может являться основанием для снижения ему зарплаты (ст. 312.5 ТК РФ). Как разъяснил Роструд в Письме от 09.04.2020 N 0147-03-5, «перевод работников на дистанционный труд – это изменение характера и режима труда. Условия оплаты труда при изменении режимов сохраняются при сохранении продолжительности рабочего времени и норм труда. Если работник трудится полное время и выполняет объем работы, оснований для снижения зарплаты нет».

Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно, в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к нему срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически) (ст. 312.1 ТК РФ). Перевод на дистанционную работу без согласия работника возможен только временно и в указанных законом случаях.

С 01.01.2021 действует норма, что в определенных случаях, перечисленных в ч. 1, 2 ст. 312.9 ТК РФ (включая катастрофы природного или техногенного характера, эпидемии, любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части), на период наличия указанных в данной статье обстоятельств возможен временный перевод работников на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя без согласия самого работника. Внесение изменений в трудовой договор с работником в таком случае не требуется, однако работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации принимает локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу.

При этом работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами либо выплачивает ему компенсацию за их использование, если они принадлежат самому работнику, возмещает расходы, связанные с их использованием (ст. 312.6 ТК РФ), а также возмещает другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно, а при необходимости работодатель проводит и соответствующее обучение (312.9 ТК РФ).

Исключений в отношении представления документов при заключении трудового договора о дистанционной работе нет..

Дистанционному работнику необходимо представить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.03.2021 N 77/10-6600-ОБ/18-1299).

Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).

В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.

Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:

Удаленная работа — с каких пор?

Новые правила предусматривали возможность заказа удаленной работы в случае возникновения таких событий, как новая эпидемия. Основанием для обязательной удаленной работы может быть чрезвычайное положение (например, чрезвычайное положение или стихийное бедствие), состояние эпидемической опасности, состояние эпидемии (также в течение 3 месяцев после их отмены). Работодатель также может назначить удаленную работу «в период, когда обеспечение работодателем безопасных и гигиеничных условий труда на текущем рабочем месте работника временно невозможно в связи с обстоятельствами непреодолимой силы».

В отношении вышеуказанных групп лиц работодатель может дать отрицательный ответ, однако должен указать причину (объективное препятствие, связанное с организацией работы или видом работы).

Новые правила предусматривают структуру, которую можно определить как отдельные дни удаленной работы по требованию. Согласно положению, «удаленная работа может выполняться эпизодически, по заявлению работника, представленному в бумажной или электронной форме, не более 24 дней в календарном году». Как уже было сказано, предоставление согласия на удаленную работу «на постоянной основе» — это решение, которое зависит от работодателя.

Какая работа признается дистанционной

Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;

2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.

Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— непрерывно (в пределах шести месяцев);

— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).

Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Похожие записи:

• Что означает квотируемое рабочее место
• Коды налоговых периодов в 2022 году
• Льготы для ветерана труда в Краснодарском крае