Как заверить копию трудовой книжки?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию трудовой книжки?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

После увольнения сотрудника

Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.

Бывает и обратная ситуация: нанимателю вдруг требуются документы на уже выбывших сотрудников. Почему? Да мало ли: отдел кадров сгорел вместе с личными делами. Не мучайте себя вопросом, зачем моему бывшему работодателю копия моей трудовой: никаких НПА, по которым вы обязаны её предоставить, нет.

С другой стороны, ничем, кроме дополнительных хлопот, вам это не грозит. Если на прежней работе вас не обидели и проблема серьёзная — почему бы не помочь. Но, повторимся, вы никому ничем не обязаны.

• Информация о трудовой деятельности заемщика-физлица позволяет банку судить о надежности его как плательщика. Поэтому в комплект документов на ипотеку кредитные учреждения включают копию трудовой книжки или выписку из нее.
• Копию трудовой книжки работодатель должен выдать работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней, заверив ее подписью ответственного лица и печатью. Срок действия для такого документа законодательно не установлен, поэтому банки определяют его самостоятельно. У каждого из банков в этом отношении могут быть свои требования.
• С 2020 года копия трудовой книжки перестает быть единственным документом, подтверждающим трудовую занятость. Связано это с появлением электронного способа накопления данных о ней, допускающего при этом продолжение ведения бумажной трудовой книжки. Для тех, кто отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, информация о трудовой занятости после 2019 года формируется в виде документа со сведениями о трудовой деятельности. Получить такой документ можно в нескольких местах (у работодателя — за период работы у него, в МФЦ, в ПФР, на портале Госуслуг), выбрав при этом варианты оформления (на бумаге или в виде электронного файла).

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.

ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.

Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки

Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.

• Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
• Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
• Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
• Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.

Где потребуется копия

Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:

• при собеседованиях во время новых попыток трудоустройства;
• в банковских структурах при принятии решений о кредитовании;
• во время оформления визы для поездки в другую страну или загранпаспорта;
• при попытке оформить льготу или субсидию в структурах органов соцзащиты.

На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.

Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.

Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.

Последнюю страницу заверяют подписью кадровика и печатью дважды:

• первый раз делают синими чернилами на копии запись о том, что сотрудник работает по настоящее время;
• второй раз – страницу в целом (так же, как и предыдущие).

Для оформления каких документов нужен оригинал трудовой книжки

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:

• Периоды работы в различных организациях.
• Причины увольнения.
• Должности, на которых работал владелец документа.

Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут. Зачем нужна копия трудовой книжки:

• Для оформления кредита или ипотеки.

Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.

Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.

Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.

Трудовая книжка и ее копии

Согласно трудовому законодательству трудовая книжка хранится у работодателя. Работнику она выдается только в двух случаях: при расторжении трудового договора и при истребовании ее в соответствующие фонды для обязательного социального страхования или обеспечения (статьи 62 и 84.1 Трудового кодекса РФ).

Трудовая книжка – документ строгого учета, порядок ведения которого скрупулезно регламентируется законодательством.

Поэтому все иные не предусмотренные законом случаи выдачи ее работнику являются нарушением, за которое работодатель может быть наказан надзорно-контрольными органами в сфере труда.

Это интересно: Когда выплачивают декретные на работе

В ситуации, когда гражданину необходимо предоставить куда-либо информацию о своей трудовой деятельности, выручит копия трудовой книжки.

Работник имеет право обратиться за ее выдачей к работодателю путем представления письменного заявления об этом, и тот обязан выдать заверенную надлежащим образом копию безвозмездно в течение трех дней с момента обращения (ст. 62 ТК РФ).

Эта копия часто представляет собой простую ксерокопию или скан-образ (в электронном виде) каждого листа трудовой книжки, включая вкладыш в нее (если он имеется).

В некоторых случаях (если того требует законодательство или внутренние локальные акты организации) необходимо копировать и пустые листы трудовой книжки, заверять копию трудовой книжки подписью должностного лица организации, выдавшей ее, а также печатью.

Когда гражданин не работает, трудовая книжка должна находиться у него на руках. Если при этом возникла необходимость предоставить куда-либо заверенную копию трудовой книжки, можно заверить ее у нотариуса. Но обычно в таком случае ее заверяют в той организации, для которой копия требуется (по представлении подлинника).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Где потребуется копия

Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:

На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.

Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.

Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.

Куда же понадобится копия трудовой книжки

1. В первую очередь она вам пригодится для оформления визы, чтобы посетить различные страны.
2. Также копию могут потребовать сотрудники Пенсионного фонда, когда вам понадобится выходить на пенсию и оформлять соответствующие документы.
3. Если вы меняете место работы, об этом вам придется сообщить сотрудникам Пенсионного фонда, и в этом случае также требуется копия трудовой книжки.
4. Копия этого документа нужна для регистрации загранпаспорта.
5. Если вы потеряли саму трудовую книжку, вам потребуется ее копия, чтобы получить новую.
6. Обязательное представление копии трудовой предусмотрено, если вы устраиваетесь на работу. Наниматель обязан потребовать копию и саму трудовую книжку.
7. Если вы собираетесь взять кредит в банке или же в похожих учреждениях, вы также должны предъявить копию.

Куда требуется копия трудовой книжки

Нередко человек сталкивается с необходимостью предоставить куда-либо копию трудовой книжки. Сделать несколько экземпляров заранее не получится, так как этот документ имеет определенный «срок годности». Именно поэтому следует знать, где нужна копия трудовой книжки.

Обычно она необходима в таких ситуациях:

• при оформлении трудовой или деловой визы, для поездок в ряд стран;
• для получения заграничного паспорта;
• для предоставления информации о работе и стаже в ПФР;
• для восстановления трудовой книжки (это существенно упрощает процедуру, подробнее читайте в статье);
• для составления и предоставления резюме;
• для получения займа (копия трудовой книжки для банка может иметь особый срок действия, устанавливаемый финансовой организацией).

Где потребуется копия

Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:

• при собеседованиях во время новых попыток трудоустройства;
• в банковских структурах при принятии решений о кредитовании;
• во время оформления визы для поездки в другую страну или загранпаспорта;
• при попытке оформить льготу или субсидию в структурах органов соцзащиты.

На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.

Обычно банки требуют копии только заполненных страниц с подписью заверяющего кадровика и печатью на каждом листе. Дело в том, что листы книжки пронумерованы, поэтому скрыть невыгодные записи не удастся: попытку сразу вскроют при анализе порядка листов.

Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.

Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.

Последнюю страницу заверяют подписью кадровика и печатью дважды:

• первый раз делают синими чернилами на копии запись о том, что сотрудник работает по настоящее время;
• второй раз – страницу в целом (так же, как и предыдущие).

Также см. «Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2018 года».

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Российские граждане могут въезжать без ограничений далеко не во все страны мира. И условия оформления визы в каждой стране могут быть различны. Например, для оформления Шенгена обязательным является предъявление документов, подтверждающих свое трудоустройство. Если человек нигде не работает и не имеет собственного бизнеса, который он может подтвердить документально, получить визу в страны Евросоюза практически невозможно.

Принимающая страна должны убедиться, что вас удерживают обязательства в своей стране, и вы не задержитесь нелегально за рубежом.

Помните, что вы не можете самостоятельно сделать копию своей книжки, так как она должна быть правильно заверена. Порядок оформления будет следующий:

1. Должны быть сделаны копии всех заполненных страниц.
2. Обязательно наличие штампа или подписи, что копия верна с указанием даты должности и подписи заверяющего.
3. Важно наличие подписи о том, что сотрудник до сих пор работает.
4. С июля текущего года обязательно наличие подписи о том, где хранится оригинал книжки.

Также должна стоять печать предприятия, сотрудник которого заверил данный документ. При отсутствии печати у организации, должна стоять подпись «Верить без печати».

Каждый работодатель обязан знать данные правила заполнения. Однако на практике нередко допускаются ошибки и неточности. Чтобы их избежать каждый сотрудник также должен знать порядок заверения копии.

К изготовлению копии трудовой книжки предъявляются особые требования, которые следует неукоснительно соблюдать. Всего существует 2 способа изготовить копию документации:

1. Наиболее частый вариант — на каждой из копированных страничек проставляется отметка «Копия верна», указывается дата и ставиться оттиск печать предприятия, уполномоченное лицо ставит свою подпись и расшифровывает ее.
2. Иной вариант используется реже, но также юридически разрешен.

В этом случае все страницы копируются, затем нумеруются, прошиваются при помощи шила и ленты (толстой нити), а на оборотной стороне последнего листа на узелок приклеивается лист бумаги.

На данном листе указывается сколько листов прошнуровано, пронумеровано, обязательно отмечается, что «копия верна». Кроме этого указывается настоящая дата, ставиться подпись заверяющего лица и ее расшифровка, ставится оттиск штампа или печати предприятия.

Если копия выдается по основному месту работы, то выдающее ее лицо обязано на странице с последней записью указать, что сотрудник «Работает по настоящее время», поставить подпись с расшифровкой, оттиск печати и дату.

Лицо может потребовать данные из трудовой книжки, если ему необходимо подтвердить официальное место работы, стаж и факт получения постоянного дохода:

• необходимость получить кредит (займ). Банк должен проверить, реально ли трудоустроен заявитель;
• получение визы для поездки за границу. Консульство заинтересовано в том, чтобы туристы добросовестно возвращались домой по окончании срока визы. Работа признается источником дохода, ради которого стоит вернуться;
• оформление пенсии, пособий, льгот. Электронные базы данных, например, Пенсионного фонда появились не так давно. Поэтому необходимость подтверждения факта занятости многолетней давности может возникнуть;
• расторжение брака, назначение алиментов. Трудоустройство отца или матери играет роль при определении, с кем из родителей останутся дети. Копия ТК отца является поводом для назначения алиментов;
• подача резюме. Потенциальный работодатель из предоставленной копии ТК узнает все об опыте соискателя.

Копию трудовой книжки сотрудник должен спросить у работодателя. Может потребоваться письменное заявление.
Кадровый специалист:

• копирует все заполненные развороты. Изображения допускаются контрастные и хорошо различимые;
• нумерует листы, сшивает их. Если не сшить, придется заверять каждую страницу;
• делает заверяющую надпись, подписывается и ставит печать на всех листах;
• штамп «копия» должен стоять на всех страницах;
• кадровый специалист должен указать не только подпись, но и должность и ФИО.
• На последней странице с 1 июля 2018 года обязательно наличие ссылки на место хранения оригинала трудовой.

Результат подготавливается и выдается в срок до трех дней работы.

Ранее фраза о заверении трудовой книжки работодателем включала:

• отметку «Верно»;
• должность, роспись и фамилию заверяющего специалиста;
• дату заверения;
• печать.

ГОСТ Р-7.0.97/2016 в 2018 году впервые ввел условие о том, что при передаче документа третьему лицу необходима ссылка на местонахождение подлинника:

• сейф определенного отдела;
• архив кадровой службы;
• личное дело;
• другие возможные места.

• Несоблюдение нововведения влечет недействительность документа.
• Также ГОСТом введено право подтверждения подлинности дубликата постранично или его общей прошивки.
• Копия имеет юридическое значение, пока ТК не дополнится очередными записями.

Перейдем к тому, как будет выглядеть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем для банка.

Первостепенную роль для потенциального кредитора играет указание, что сотрудник все еще работает, а не уволен.

Инспектор по персоналу АО «Приборный завод» А.Ю. Пименова откопировала заполненные страницы трудовой книжки работника и заверила каждую надписью:

Верно.
Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров АО «Приборный завод» в сейфе
инв. № 2091990
По настоящее время работает в занимаемой должности
Инспектор по персоналу Пименова А.Ю. Пименова

30 апреля 2020 года МП*

* Оттиск печати частично попадает на дубликат и не загораживает слова. Если организация (или индивидуальный предприниматель) не имеет печати, то пишется «Верить без печати».

При прошивке в общий документ листы нумеруются, а заверяющая надпись располагается на обороте, где закреплена шнуровка и указано число прошнурованных страниц.

В соответствии с нормами законодательства и ТК РФ, трудовая книжка сотрудника должна находиться в отделе кадров компании или организации, где он работает.

Однако на практике, могут возникнуть случаи, когда документ требуется гражданину для предъявления в сторонних инстанциях. Для таких случаев не выдается оригинал, но предоставляется копия, со специальной пометкой о том, что она официально заверена работодателем.

Постараемся подробно рассмотреть, как проходит заверение трудовой книжки в 2020 году, образец документа Вы найдете на этой странице.

Для изготовления заверенной копии, гражданину нужно обратиться в отдел кадров организации по месту работы и запросить там оригинал книжки. Обращение должно быть оформлено письменно и его поступление регистрируется соответствующим образом.

Далее потребуется снять копии, как правило это делается без выноса документа за стены организации. Затем, нужно вернуть скопированные страницы и оригинал в отдел кадров, чтобы они провели необходимые процедуры по их заверению.

Этот процесс сводиться к следующим действиям:

• Все листы прошиваются нитью, концы которой пломбируются печатью компании (этой процедуры можно избежать, но тогда потребуется заверять отдельно каждую из страниц);
• На последней странице от руки пишется надпись «верная копия», «подлинно» или просто «верно»;
• Указывается дата, когда проведена сверка;
• Ставиться печать организации поверх нанесенных от руки надписей.

Требования к ксерокопии

Заверять ее можно как в нотариальной конторе, так и на своей работе в отделе кадров. Чаще предоставляется документ работодателем. Заверенная копия выдается сотруднику бухгалтером компании, где он трудится, после подачи письменного заявления. Через 3 рабочих дня документ должен быть готов (ст. 62 ТК РФ). Если требуется не вся книжка, а какая-то определенная страница, то можно распечатать и заверить именно ее. Печать должна быть четкой, чтобы каждое слово легко читалось. Страницы помечаются подписью «копия верна», на них проставляется печать предприятия. Странички нумеруются, но это необязательная процедура. Ответственное лицо рядом с отметкой о том, что копии можно верить, ставит свою личную подпись и расшифровывает ее. В обязательном порядке нужно еще указать дату, когда такая бумага создавалась.

Это интересно: Какие полисы ОМС надо менять

Похожие записи:

• О бесплатном проезде на пригородных электропоездах
• Что нужно для вычета по ндфл участникам ликвидации аварии на чаэс
• Срок подачи декларации по УСН для ИП в 2024 году