Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм – верхнее и нижнее;
2. 10 мм – правое;
3. 20 мм – левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал – обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу принять меры;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Изменение № 1: директора юрлиц и ИП могут использовать электронные подписи только от ФНС

По закону в последний раз электронную подпись от коммерческого удостоверяющего центра руководители компаний и предприниматели могли получить 31 декабря 2021 года. Если она до сих пор действительна, то владельцу не нужно обновлять ее с 1 января. В ФНС он должен обратиться за одну-две недели до окончания срока подписи, но не позже 1 сентября 2023 года.

Например, директор получил электронную подпись 19 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. До переноса срока введения изменений руководителю пришлось бы обновить сертификат до 1 января 2023 года. После отсрочки можно продолжить пользоваться электронной подписью все 15 месяцев и обратиться в ФНС за ее выпуском только в марте.

С 1 сентября 2023 года закон запрещает пользоваться электронными подписями на юрлицо или ИП, полученными от аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров (сертификаты физлиц продолжают действовать). Для этих категорий пользователей действительны подписи только от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства (для бюджетников) или Центробанка ( для финансовых организаций).

К сентябрю 2023 года нужно обзавестись подписью, соответствующей новым требованиям закона.

Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо

Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.

Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.

Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.

Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.

После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

• изготовление ксерокопии;
• применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
• в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
• на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
• при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году

На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.

В делопроизводстве существуют свои требования к обороту и сохранности бумаг. Если документ состоит из двух и более страниц, то, возможно, придется их сшивать. Эта необходимость вызвана тем, чтобы ни один из листков случайно не потерялся или его нечаянно, а, может быть, умышленно, не подменили.

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• ФИО его владельца;
• срок его действия.

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

1. Увеличение МРОТ.

Минимальный размер оплаты труда с 2023 года увеличивается и составляет 16 242 рубля, что больше аналогичного показателя прошлого года на 963 рубля. Соответствующие изменения внесены в Федеральный закон «О минимальном размере оплаты труда».

2. Объединение ПФР и ФСС.

Одно из самых заметных для граждан изменений, которое коснется многих категорий. Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования объединяют в Социальный фонд России (Федеральный закон № 236-ФЗ от 14 июля 2022 г.). Вследствие этого в числе прочего изменится порядок уплаты страховых взносов работодателем. Так, отдельных тарифов на пенсионное, медицинское и социальное страхование не будет, перечисляемые единым платежом средства Фонд будет распределять самостоятельно.

Для работников, оформленных по договору ГПХ (за исключением самозанятых), вводятся страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и материнства (раньше они отсутствовали). Но больничные и декретные такие работники смогут получить только в том случае, если взносы за них платили в предыдущем году, то есть реально воспользоваться нововведением можно будет с 2024 года.

Индивидуальным предпринимателям также больше не нужно делить фиксированные взносы на пенсионное и медицинское страхование.

1. Ограничения на занятие трудовой деятельностью, связанной с управлением транспортным средством.

С 1 марта 2023 года заниматься подобной деятельностью запрещено тем, у кого есть непогашенная или неснятая судимость за совершение отдельных преступлений (Федеральный закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ). Изменение коснется в числе прочего водителей общественного транспорта и такси. Все действующие работники должны предоставить работодателю справку об отсутствии судимости, сделать это нужно до 1 сентября 2023 года. А если справки не будет (или в ней будет указываться, что судимость есть), работодатель обязан уволить сотрудника.

2. Больше выходных для сотрудников с детьми-инвалидами.

Эти изменения вводятся с сентября 2023 года (Федеральный закон от 05.12.2022 № 491-ФЗ). По письменному заявлению работодатель обязан будет предоставить четыре дополнительных оплачиваемых выходных в месяц. Подать такое заявление может один из родителей (опекунов, попечителей), осуществляющий уход за детьми-инвалидами.

3. Корректировка порядка расследования и учета профзаболеваний.

Изменения вступают в силу в марте и касаются порядка действий в этой сфере (Постановление Правительства РФ от 05.07.2022 № 1206). В частности, расширен состав комиссии для расследования профзаболевания и уточнены, какие факторы считаются объективными для замены членов комиссии. Ввели словосочетание «процент вклада» работодателей в возникновение ПЗ. Теперь комиссия будет исследовать всю историю работы заболевшего сотрудника, чтобы иметь возможность оценить, какой работодатель ранее внес вклад в возникновение заболевания и, соответственно, призвать к ответственности тех, кто нарушает условия труда. Также введен новый порядок направления сведений в центр эпиднадзора. В целом можно говорить о том, что были уточнены некоторые понятия, а также введено более тщательное исследование профессионального прошлого работника, так как не только текущий работодатель может нести ответственность за условия труда и их влияние на людей.

4. Новый порядок формирования путевого листа.

Изменения отражены в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (вступят в силу с 1 марта 2023 года). Путевой лист – основной документ для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Приказ вводит слегка измененный (по сравнению с тем, что было раньше) состав сведений путевого листа. Исключены наименование и номер путевого листа, а добавлены сведения о том, кто составлял путевой лист. Кроме того, уточнены данные, которые надо указывать для транспортного средства, — марка и модель ТС в соответствии с паспортом.

5. Изменения в правилах трудоустройства временно пребывающих в России иностранцев.

Теперь большинству иностранцев и лиц без гражданства не требуется получать полис ДМС, соответствующие изменения вводятся с января 2023 года (Федеральные законы от 14.07.2022 № 237-ФЗ и № 240-ФЗ). Кроме того, работодатель теперь не обязан заключать с медицинской организацией договор о предоставлении платных услуг.

Эффективные сейфовые опечатывающие устройства: электронные счётчики открывания

Если пластилин и свинцовые штампы наилучшим образом подходят для работы с дверями, ящиками и тубусами, то данный тип защиты показывает свои достоинства именно при взаимодействии с различными сейфами. Аппараты монтируются на внутреннюю сторону дверец, и активируются в соответствии с критериями заложенного в них алгоритма.

Всякий раз при движении запирающей плоскости срабатывает механизм – счетчик, увеличивающий текущий показатель на единицу. Именно такой параметр впоследствии может снимать оператор или ответственное лицо для получения информации о посещениях, например, закрытого объекта.

В соответствии с конструкционными особенностями электронные пломбы не могут «обнуляться»: их величина не изменяется даже при наличии электротехнического оборудования и опыта в программировании. При попытке бесшумного или силового демонтажа агрегат подвергается сильным визуальным изменениям. Достаточная хрупкость установки также служит в качестве дополнительного средства защиты.

Сейфы с опечатыванием замочной скважины, закрытые при помощи таких устройств, оказываются под максимальной протекцией от несанкционированных взломов. Корпус установки, как правило, пронумерован – такое положение дел исключает возможность полной замены аппарата злоумышленниками.

Новые правила отмены доверенности с 2022 года

С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

• Надпись «Верно».
• Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
• Дата заверения.
• Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

• Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
• Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
• Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
• Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
• Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника. А распространяется ли новый ГОСТ на копии документов, запрашиваемых, налоговиками?

Ситуация требует пояснений. Дело в том, что новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров.

Появился “гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например “Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

• текст “Документ подписан электронной подписью”;
• номер сертификата ключа электронной подписи;
• Ф.И.О. владельца сертификата;
• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

• как нумеровать страницы;
• какой шрифт использовать;
• какие делать отступы и межстрочные интервалы.
• Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Также уточнятся, что печать не должна захватывать подпись.

С 16 июля 2021 года в паспорте РФ проставляют только по желанию гражданина следующие отметки:

• о регистрации и расторжении брака;
• о детях (гражданах РФ, не достигших 14 лет);
• о загранпаспортах;
• о ранее выданных общегражданских паспортах;
• о группе крови и резус-факторе (как ранее);
• об ИНН (как ранее).

Отметки о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, а также о воинской повинности остались обязательными.

С 2022 года электронную подпись юрлица смогут получить только руководители организаций. А сотрудники компании должны будут получать ЭП физлица и использовать электронную доверенность.

Если сотруднику, например, бухгалтеру, нужно подписать документ от имени компании, то он будет подписывать документ личной ЭП и при этом прикладывать к пакету документов машиночитаемую доверенность. Механизм выдачи такого документа, определение ответственных лиц со стороны государства и утверждение регламентов сейчас разрабатывают Минкомсвязь РФ, экспертное сообщество и органы исполнительной власти.

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

1. Можно заверять каждый лист по отдельности.
2. Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

1. Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
2. Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
3. Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
4. Указываем дату.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

• руководитель организации;
• сотрудник кадрового отдела;
• сам предприниматель;
• бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Похожие записи:

• Как открыть аптеку с нуля без фармацевтического образования
• Нужно ли платить налог на продажу подаренной квартиры?
• Договор купли-продажи земельного участка по долям