Как в сбисе заполнить больничный лист
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как в сбисе заполнить больничный лист». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как больничный лист будет закрыт медицинской организацией, от ФСС вместе с информацией о закрытии больничного листа поступит запрос о представлении ведений, необходимых для назначения пособия.
Заполнение электронного больничного нанимателем
Как уже было отмечено ранее, наниматель должен заполнить свой раздел электронного документа. Занесение необходимой информации осуществляется согласно применяемому руководству для пользователя.
| Состав сведений, которые нужно внести нанимателю | Общие пояснения по заполнению раздела |
|
О страхователе |
Указываются:
· полное наименование организации; · ее ИНН, КПП, ОГРН, код подчиненности; · ФИО руководителя и главбуха; · чек—бокс «По совместительству /Основное» |
| О застрахованном работнике | СНИЛС, ИНН (если имеется) |
|
По части исчисления соцпособия |
Дата начала работы (составления акта Н-1);
страховой стаж; кодировка по исчислению; не страховые периоды; дни нетрудоспособности, оплачиваемые нанимателем и отдельно — ФСС; обстоятельства для уменьшения размера соцпособия и др. |
|
Заработок и размер соцпособия |
Требуемые суммы по среднему и среднедневному заработку, заработок за 1 и 2 год, суммы пособий за счет нанимателя и Фонда, соцпособие к выплате, дата его выдачи |
Что получат работодатели от введения электронных больничных
В общем, дивиденды неплохие. Начнем с того, что заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.
Во-вторых, бухгалтерам самим не придется руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.
Об ошибочной переплате или недоплате пособия, исправлениях и изменениях информации в больничных можно уже не вспоминать. Понятно уже, что эта работа – нелегкий участок бухгалтерского труда, а перевод больничных в электронный формат его значительно облегчит. Не зря же пилотный проект ФСС в нескольких регионах, где новая система по обмену сведениями для выдачи ЭЛН проходила «обкатку», признан успешным.
2. Через программу 1С: аналогом заполнения реестра больничных листов является использование программы 1С. Для того чтобы активировать данный модуль, необходимо в справочнике программы — настройка учета заработной платы — поставить дату начала пилотного проекта. Следующим шагом идет начисление по больничному листу, после должна появиться закладка «Пилотный проект ФСС». Внутри закладки вы найдете два раздела: 1. заявление от сотрудника, 2. реестр сведений ФСС.
1. Подписанный и зашифрованный реестр можно отправить в ФСС через любую систему передачи отчетности. Для большинства систем передачи отчетности в контролирующие органы реестр больничных листов импортируется в формате .xml, и отправляется в ФСС как любой другой отчет. В систему сдачи отчетности, которую предлагает компания «Софт-актив», тоже входит такой модуль.
Чем электронные больничные отличаются от бумажных
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:
- защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
- заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
- освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
- ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.
Карта МИР для получения пособия – когда нужна?
Карты этой системы обязательны для получения пособия:
Если отправить пособие на другие виды карт, деньги зависнут, работник получит из банка уведомление с просьбой предоставить реквизиты счета карты МИР либо счета, к которому не открыто ни одной карты. Если таких счетов нет, ему придется идти в банк за наличными. Не пойдет – деньги вернутся обратно в Соцстрах.
Возможны еще 2 способа обойтись без карты МИР:
Требование об оформлении банковской карты МИР не распространяется на выплаты периодичностью реже одного раза в год, а также на граждан, постоянно проживающих за пределами РФ. В данном случае выплаты можно получать на банковские карты Visa и Master Card (ч. 5.4 ст. 30.5 Закона № 161-ФЗ; письмо ФСС от 06.11.2020 № 02-08-01/15-07-12017л).
- Перейдите в раздел «Отчетность/Пособия и больничные» или «Учет/Отчетность/Пособия и больничные» (в зависимости от конфигурации). Если вы рассчитываете зарплату в СБИС, больничный также можно создать в разделе «Сотрудники/Зарплата/Больничные и пособия».
- Нажмите «Создать» и выберите «Больничный».
- Укажите сотрудника, на которого оформлен больничный, и проверьте его реквизиты.
- Что делать, если появилось сообщение «Сотрудник не принят в выбранном месяце расчета»?
- Заполните лист нетрудоспособности в зависимости от того, в каком виде сотрудник предоставил больничный:
- Номер электронного листка.
- На бумаге.
Правила оформления электронного больничного в медучреждении
Правила оформления электронного больничного в медучреждении
Как принято, почувствовав недомогание, заболевший работник обращается в свою поликлинику за медпомощью. В общем случае ему открывают обычный больничный, который по выздоровлению должны оформить должным образом и отдать на руки.
Данный стандартный порядок обращения за медпомощью на сегодня не изменился и применяется в полной мере и при оформлении электронного больничного листа. Только при обращении в медучреждение, работник должен об этом сказать своему лечащему врачу. Таким образом, находясь на приеме у врача, больному следует:
- Дать согласие на обработку личных данных и на оформление электронной формы бюллетеня. Для него предусмотрена специальная форма документирования.
- Получить № больничного, а затем сообщить о нем бухгалтерии по месту своей работы.
Заверять электронный бюллетень печатями у главврача, а после в регистратуре не понадобится. По сути, на этом «миссия» больного заканчивается.
Дальнейшие действия выполняет бухгалтер через систему СБИС. Единственное, что работник может еще сделать, это посмотреть в своем кабинете на сайте ФСС РФ (либо посредством портала Госуслуг) текущий статус бюллетеня.
Личный кабинет работника на сайте ФСС РФ: проверка больничного и самостоятельная калькуляция соцпособия
Итак, для того, чтобы получить доступ к информации о своем электронном больничном бюллетене, работник должен зарегистрироваться на сайте ФСС РФ (портале Госуслуг).
| Что может узнать работник о своем больничном через личный кабинет | Как работнику самостоятельно подсчитать размер соцпособия через личный кабинет |
| Текущий статус бюллетеня
(открыт, закрыт либо продлен); об оформлении бланка нанимателем (правильно, не правильно); периоды временной нетрудоспособности по датам; размер назначенного соцпособия |
Застрахованный работник может самостоятельно подсчитать примерную сумму соцпособия по калькулятору выплат в своем кабинете.
Для этого нужно будет заполнить предложенную форму (указываются: период и причина болезни, дата трудоустройства, заработок за последние 2 года и т. п.) |
К сведению, через личный кабинет пользователя можно настроить доставку сообщений о текущем статусе больничных на электронную почту.
Плюсы и минусы работы с документом в системе
Использование ЭЛН (электронных листков нетрудоспособности, они же электронные больничные) по состоянию на 2020 год ещё не является обязательным, однако всё больше предприятий и медицинских учреждений переходит на их применение. И врачей, и работодателей эта система подкупает следующим:
- Надёжность. Бумажные бланки больничных листков снабжены степенями защиты – однако их всё равно ухитряются подделывать. ЭЛН же подделать на порядок сложнее – и человек, способный настолько овладеть криптографией, вряд ли станет по мелочи промышлять мошенничеством с выплатами.
- Простота. Если на предприятии уже используется система электронного документооборота (СБИС или аналогичная), в неё легко интегрировать новый источник данных, которым являются ЭЛН.
- Лёгкость закрытия. Если работник выходит на работу, ему не нужно тратить время на то, чтобы являться ещё раз на осмотр и закрывать больничный. Для ЭЛН достаточно просто сообщить дату, когда приступаешь к труду – и всё остальное парой нажатий кнопок оформит сам врач.
- ЭЛН в принципе невозможно потерять – точнее, если они теряются, то со всем содержимым электронного архива, что крайне маловероятно. Бумажный же бланк можно утратить, испортить, он может оказаться нечитаемым и т. д.
- Система ЭЛН позволяет заполнять данные о пациенте лишь один раз. Дальше они лишь корректируются в связи с текущими изменениями, а неизменная часть берётся из медицинской базы данных.
- Чёткие сроки исполнения и выплат. Прохождение электронного документа легко проконтролировать, он не может затеряться и завалиться в щель между папок.
Как уже было упомянуто, онлайн бланки используют не в каждой организации. Система появилась недавно, и только некоторые работодатели готовы к этому. Отсюда возникает проблема непонимания между сотрудником и руководством. При оформлении больничного работник имеет полное право оформить его в электронном формате. Если организация не использует ФСС, в таком случае электронный лист будет бесполезен. Переход на бумажную форму займет много времени, кроме того, функция такого изменения еще не налажена.
Сеть, объединяющая медицинские организации, сотрудников и ФСС, обширна. Каналы передачи информации велики, не исключены ошибки работников на той или иной стадии оформления. Это временные трудности, которые постепенно решаются. Программа постоянно развивается и совершенствуется.
Карта МИР для получения пособия – когда нужна?
Карты этой системы обязательны для получения пособия:
Если отправить пособие на другие виды карт, деньги зависнут, работник получит из банка уведомление с просьбой предоставить реквизиты счета карты МИР либо счета, к которому не открыто ни одной карты. Если таких счетов нет, ему придется идти в банк за наличными. Не пойдет – деньги вернутся обратно в Соцстрах.
Возможны еще 2 способа обойтись без карты МИР:
Требование об оформлении банковской карты МИР не распространяется на выплаты периодичностью реже одного раза в год, а также на граждан, постоянно проживающих за пределами РФ. В данном случае выплаты можно получать на банковские карты Visa и Master Card (ч. 5.4 ст. 30.5 Закона № 161-ФЗ; письмо ФСС от 06.11.2020 № 02-08-01/15-07-12017л).
Электронный больничный лист в 1С – алгоритм взаимодействия с ФСС
Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.
Основные функции ЭЛН
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).
К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.
Как нанимателю оформить и сдать электронный больничный через систему СБИС ()
Информационное взаимодействие между страхователем, страховщиком, медучреждениями по части формирования электронного больничного бюллетеня определяет Постановление Правительства № 1567 от 16.12.2017.
В рассматриваемой ситуации наниматель должен заполнить свой раздел в больничном и после отправить документ в ФСС для назначения и выплаты соцпособия работнику. Сделать это он может либо непосредственно на сайте ФСС, либо посредством портала Госуслуг.
| Пошаговые действия нанимателя при оформлении и сдаче больничного в ФСС | Разъяснения |
| Регистрация в системе ФСС (либо портале Госуслуг) |
Для этого понадобятся реквизиты и данные юрлица. Если при регистрации указаны неверные данные организации, то для их корректировки нужно обращаться в службу поддержки (либо свое отделение ФСС). После регистрации наниматель получит доступ к личному кабинету. Как правило, для работы с электронными больничными назначается конкретное лицо — бухгалтер. |
| Предварительное информирование работников о возможности получать электронный бюллетень в случае болезни | Сотрудникам следует заранее разъяснить порядок получения электронного больничного в медучреждении, а также представления его индивидуального номера (кода) в бухгалтерию |
| Авторизация на сайте ФСС, поиск нужного электронного больничного бюллетеня через личный кабинет юрлица (обычно этими вопросами занимается бухгалтерия) |
Нужный больничный можно найти по номеру, который сообщил бухгалтерии болевший работник, и СНИЛС. Далее по найденному бланку документа выясняется период его действия (для целей калькуляции выплаты) |
| Заполнение электронной формы бюллетеня работника назначенным бухгалтером с последующей проверкой
(раздел для нанимателя) |
Как обычно, заносятся сведения об организации—нанимателе, а также о стаже застрахованного работника и его среднем заработке. При обнаружении ошибок, необходимые правки делаются сразу, на данном этапе. В готовом виде бланк подписывается УКЭП (главбух, руководитель, организация) |
| Отправка заполненного электронного бланка в адрес ФСС РФ | Если бухгалтер оформил все правильно, то работнику соцпособие выплатят |
В 2020 году соцвыплаты на основании больничного производит напрямую ФСС либо наниматель. Если положенное пособие по болезни выплатил наниматель, то после этого он обычным порядком обращается в ФСС за компенсацией.
С начала 2021 года все регионы Российской Федерации перешли на прямые выплаты ФСС. К эксперименту, в котором на протяжении нескольких лет участвовали некоторые регионы, присоединилась вся Россия. С каждым годом список экспериментальных регионов постепенно расширялся, и в 2021 году в него включены абсолютно все территории РФ.
Прямые выплаты ФСС изменили способ перечисления пособий по временной нетрудоспособности, по БиР и некоторых других. Ранее денежные средства выплачивал работодатель работнику, а потом подавал пакет документов в Фонд социального страхования для возмещения произведенных расходов.
Суть прямых выплат заключается в том, что теперь работодатель ничего не выплачивает работнику. Он аккумулирует у себя документы, подтверждающие право на получение застрахованным лицом пособия, и передает их в ФСС. А выплату работнику производит фонд.
Подробно о порядке прямых выплат ФСС в 2021 году мы писали в статье «Прямые выплаты пособий в 2021 году: памятка для бухгалтера».
Заявление о выплате ежемесячного пособия по уходу за ребенком
В поле «Тип пособия» необходимо выбрать соответствующий код и вид пособия, а именно «5 – Уход за ребенком».
В поле «Признак» выбирается код «0», если сведения представляются впервые или «1», если подается перерасчет.
Поля «Порядковый номер сведения» и «Дата подачи заявления» заполняются автоматически.
Если заявление подается лично работником, то необходимо сделать отметку в поле «Заявитель» , если – представителем работника, то делается отметка в поле «Уполномоченный представитель» и указываются все его персональные данные: ФИО, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность.
В заявлении указывается способ выплаты пособия застрахованному лицу: путем перечисления в кредитную организацию или почтовым переводом. Если лицо выбирает в поле «Способ выплаты» — путем перечисления в кредитную организацию, то необходимо также указать наименование банка, в котором открыт счет получателя, БИК банка и номер счета для перечисления пособия. Если же лицо желает получить причитающиеся ему выплаты по почте, то он делает отметку в поле «Способ выплаты» — почтовым переводом.
Сведения о получателе пособия (оплаты отпуска)
В данном разделе заявления указываются следующие сведения:
- в поле «Фамилия, имя, отчество» полностью указываются фамилия получателя пособия, его имя и отчество (при наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
- в поле «Дата рождения» указывается дата рождения получателя пособия в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
- в поле «СНИЛС» указывается страховой номер индивидуального лицевого счета заявителя. Этот номер можно найти в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования;
- в поле «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
- в поле «Сведения о документе, удостоверяющем личность» указываются вид документа, удостоверяющего личность получателя пособия (паспорт, временное удостоверение личности или иной документ), его серия и номер, а также число, месяц и год выдачи документа;
- в поле «Сведения о документах, подтверждающих постоянное или временное проживание на территории Российской Федерации» указываются вид документа (вид на жительство или разрешение на временное проживание), его серия и номер, а также дата выдачи или продления.
Внимание!
Данное поле заполняется в случае, если получателем пособия является иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно или временно проживающее на территории РФ; - в поле «Сведения о месте регистрации» из справочника выбирается место регистрации по месту жительства, по месту пребывания, временного проживания (почтовый индекс, наименование городского или сельского поселения, улицы, номера дома, корпуса, квартиры) получателя на основании записи в паспорте или документе, подтверждающем регистрацию по месту жительства, месту пребывания, временного проживания;
- в поле «Сведения о месте жительства (пребывания)» из справочника выбирается адрес места жительства (пребывания) получателя пособия.
Внимание!
В случае если по заявлению получателя пособие должно перечисляться по почте, то это поле заполняется обязательно; если перечисление осуществляется через кредитную организацию, то данное поле заполнять не надо.
Включить автоматическое получение электронных больничных от ФСС
Организациям с численностью более 2000 человек Фонд социального страхования может автоматически присылать уведомления об электронных больничных сотрудников. В этом случае не потребуется брать номер ЭЛН у работников. СБИС сформирует документ «Больничный» и заполнит номер на основании данных, полученных из ФСС.
Чтобы подписаться на уведомления:
- получите согласие работников на обработку персональных данных (пример согласия);
СБИС не проверяет наличие согласия от сотрудников на обработку персональных данных. Вся ответственность за их использование лежит на работодателе.
Получение страхователями извещений производится в электронном виде в программах СКБ «Контур», СБИС, 1С
С января 2021 года в программах СКБ «Контур», СБИС, 1С получение извещения о представлении недостающих документов и сведений производится в электронной форме. Страхователю необходимо настроить данные программы на получение извещения. Контур – Пособия ФСС – Все документы – Извещения — Подписаться на получение извещения в электронном виде.
СБИС – Пособия ФСС – Извещения — Подписаться на получение извещения в электронном виде.
1С – Кадры — Пособия ФСС – Извещения — Подписаться на получение извещения в электронном виде.
Напоминаем, что при загрузке нового извещения необходимо производить подтверждение получения извещения в течение одного рабочего дня со дня его получения (абз. 5 п. 9 Положения «Об особенностях назначения и выплаты в 2021 году застрахованным гражданам страхового обеспечения», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.12.2020 г. №2375). Телефон «горячей линии» 8(3952) 25-96-80.