Акт об уничтожении печати и штампа
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об уничтожении печати и штампа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
В чем отличие простой печати от гербовой
В зависимости от внешнего вида, штампы могут быть:
- Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
- Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
- Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.
Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.
Основные положения ранения и учета печатейштампов
Прежде всего, для корректного учета всех видов печатей – потребуется создание и дальнейшее ведение специального журнала, в который должна заноситься вся информация по их изготовлению, использованию и ликвидации. Ведение данного журнала осуществляется, специально назначенным должностным лицом. Каждый журнальный лист нумеруется в обязательном порядке, заверяется, посредством личной подписи руководителя и заверяется оттиском печати. Храниться такой журнал в специальном несгораемом сейфе.
Важно! Если ответственный за ведение журнала сотрудник увольняется, переводится или назначается новый – формируется комиссия для удостоверения корректности указанной информации и физического наличия всех печатейштампов.
Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства.
Печать «для документов» и доверенность
Вопросы удостоверения полномочий представителя юридического лица заслуживают особого внимания, поскольку руководитель физически не имеет возможности постоянно лично участвовать во всех судебных заседаниях, подавать документы в различные государственные органы, не обладает он и должной компетентностью во всех вопросах, с которыми ежедневно сталкивается организация (юридические, финансовые и т.п.). Как правило, представитель действует по доверенности, выдаваемой руководителем и предоставляющей ему определенные полномочия.
Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица необходимо заверять исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица, проставление печати данной статьей не предусмотрено.
Вместе с тем и ГПК РФ, и АПК РФ указывают на то, что доверенность от имени организации должна быть подписана не только руководителем или уполномоченным лицом, но и скреплена печатью организации, то есть основной печатью (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ). Однако оба Кодекса делают оговорку: проставление печати обязательно только при ее наличии (не забываем, что с апреля 2015 года печать уже не является обязательным атрибутом документооборота хозяйственных обществ).
Тем самым норма КАС РФ с ее императивным требованием заверять доверенность печатью не соотносится с другими нормами корпоративного законодательства (п. 6 ст. 57 КАС РФ).
Таким образом, если уставом организации предусмотрено наличие основной печати, то заверение ею доверенности на ведение дел в судах обязательно (см. ответ на вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 2 (2015) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015)). Если печать в организации отсутствует, то достаточно проставить на доверенности подпись, печать «для документов» также будет лишним атрибутом, хотя ее использование и не запрещено. Что касается других видов доверенностей, выдаваемых организацией, например, на получение корреспонденции для организации, в этом случае юридическое лицо вправе само определять, проставлять на них печать или нет. Представляется, что печать «для документов» будет смотреться на таких доверенностях нелепо, скорее, в силу сложившейся практики подготовки документов в организациях, обычаев делового оборота.
Порядок проведения процедуры уничтожения
На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:
- Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
- Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
Как хранить печати и штампы
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Зачем уничтожать печати и штампы
Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.
На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.
Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.
Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:
- износ,
- порча,
- устаревание,
- ликвидация или реорганизация фирмы,
- изменение реквизитов фирмы и т.д.
Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.
Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:
- номер, место и дату создания акта,
- название организации,
- данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
- состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
- причину уничтожения печати или штампа,
- основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
- время, место и способ уничтожения.
2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам применяются печати с воспроизведением Государственного герба РФ (далее — гербовые печати).
Гербовые печати изготавливаются в количестве двух мастичных и одной малой гербовой выжимной металлической. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает руководитель учреждения.
2.2. Гербовая мастичная печать должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.
2.3. Изготовление гербовой печати осуществляется специальными штемпельно-граверными мастерскими, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.
2.4. Для оформления документов структурных подразделений Учреждения применяются печати структурных подразделений (приводится перечень названий печатей, содержащих краткое наименование соответствующего структурного подразделения, изображенное в центре печати, например печать «Отдел кадров», «Для финансово-хозяйственных операций», «Канцелярия», «Административно-хозяйственный отдел»).
2.5. Организация изготовления печатей и штампов осуществляется через административно-хозяйственный отдел по заявкам руководителей структурных подразделений по согласованию с руководителем учреждения.
Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя учреждения.
Основные и вспомогательные печати
По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.
Где можно приобрести печать
Этот вопрос задают многие начинающие бизнесмены. Поскольку печать имеет подтверждающий характер, порядок ее изготовления строго регламентирован. Производством и продажей штампов и печатей занимаются специализированные предприятия, не имеющие отношения к государственным структурам. Тем не менее, для того, чтобы заказать печать, требуется предоставить в данную компанию ряд документов, а именно:
К сведению! Эскиз печати можно нарисовать как самостоятельно, так и обратиться к специалистам, что несколько удорожит ее окончательную стоимость.
При наличии всех необходимых документов, печать делается в течение одного- трех дней с момента заказа. В случаях срочного заказа, исполнителю, скорее всего, придется доплатить за скорость изготовления.
Приказ об утверждении печати организации
Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.
Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
Одним из путей борьбы с изготовлением поддельных печатей, штампов является комплекс мер, направленных на усовершенствование защиты печатей и штампов от их подделки. Данный комплекс признаков включает в себя следующие элементы:
1. Микротекст — текст с высотой символов не более 1 мм.
2. Инверсный микротекст — микротекст, выполненный в белом начертании на темном фоне.
3. Растровый фон — фоновый рисунок из мелких точек.
4. Использование в печатях кроме обычных чернил со специальными свойствами, например, ультрафиолетовых.
5. Использование для изготовления документов специальных бланков, затрудняющих сканирование оттиска печати.
6. Изготовление печатей со свойствами отображения в оттисках проявляющегося при определенных условиях скрытого изображения.
7. Изготовление печатей с информационной матрицей.
8. Использование инфракрасной штемпельной краски.
Обозначенный комплекс признаков качественно дополняет технологию изготовления печатей и штампов, защищая их от подделки. Однако преступники не остановятся в совершенствовании способов подделки печатей и штампов, поэтому следует серьезно подойти к вопросу разработки новых способов защиты печатей и штампов от подделок. В связи с этим заслуживает внимания предложение по исследованию комбинированного способа получения оттиска.
Суть комбинированной защиты оттиска от подделки состоит в том, что уже разработанные способы защиты в основном имеют плоскостные отображения в оттиске, что не всегда дает возможность объективного вывода о подлинности оттиска. Одним из вариантов решения обозначенной проблемы может быть использование в оттиске печати микроголографического изображения, комбинированного с другими элементами защиты.
Известно, что без использования специального оборудования подделка голографического изображения затруднена. В целях защиты необходимо использовать такое голографическое изображение, которое может визуально определяться только при детальном исследовании оттиска при помощи увеличительных приборов.
Реализация данного предложения пока еще затруднена по техническим причинам, поскольку не разработаны такие печати, в оттиске которых уже присутствовала бы голография. Выходом из сложившейся ситуации считаем многослойный способ получения оттиска.
Данный способ может быть реализован путем прикрепления к рабочей части печати голографических изображений (лицевой частью к печати).
Следует учитывать, что нижняя часть основы, на которую нанесена голограмма, должна иметь клеящий слой. При прижатии печати к месту постановки ее оттиска на материал документа переходят не только красящее вещество с элементов печати, но и микроголографические изображения, которые крепятся к документу с помощью клеящего вещества.
Изменение в преступных целях места нахождения голограмм в оттиске неизбежно приведет к изменению структуры самого оттиска, особенно по краям его соединения со штрихами отдельных элементов оттиска и голограммы. Следует при этом учитывать, что на верхней части голограммы тоже будут отображаться штрихи печати. В случае изменения верхнего слоя при подделке печати, штрихи оттиска на верхнем слое голограммы и штрихи этого же оттиска по краям голографического изображения не будут совпадать.
Процесс борьбы с изготовлением поддельных печатей и штампов не может ограничиваться только техническими аспектами выявления признаков подделки. Так, следует разработать законопроект, запрещающий изготовление печатей и штампов на негосударственных предприятиях.
Кроме того, целесообразна разработка компьютерной программы, в которой наглядным образом с необходимым увеличением должны демонстрироваться как признаки подделки печатей и штампов, так и признаки их защиты от подделки. Данные программы должны быть распространены в системе правоохранительных органов, а также органов власти и местного самоуправления.
В целях совершенствования экспертного процесса исследования различных печатей и штампов следует изменить и технологию получения образцов печатей и штампов на сравнительное криминалистическое исследование, особенно в случаях получения сравнительных образцов печатей и штампов, изготовленных компьютерно-технологическим способом.
Более качественным сравнительное исследование печатей и штампов, изготовленных на компьютерной технике, будет при назначении комплексной экспертизы — компьютерно-технической и технико-криминалистической экспертизы документов. Отбор сравнительных образцов в этом случае должен производиться специалистами в области компьютерной техники, а также криминалистами. Предметом подобной комплексной экспертизы могут быть: жесткий диск, принтер, оттиски печатей и штампов на исследуемых документах и т.п.
Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть: образец заявки на изготовление или замену печати; форма журнала регистрации печатей и штампов; перечень документов, на которых ставится печать организации; перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения. Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации.Доронина Л.А. Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем// Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2008.- № 2. — С.7-8.
Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в журнале учета печатей и штампов организации. На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати.Шахкелдов Ф.Г., Рычкалова Л.А. Противодействие процессу изготовления неподлинных печатей и штампов // Общество и право. 2013. №3 (45).
В заключение следует отметить, что дальнейшее совершенствование правового и криминалистического аспектов противодействия процессу изготовления поддельных печатей и штампов должно происходить в том числе и путем продолжения широкой научной дискуссии по рассматриваемому нами аспекту проблемы.
Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:
- номер, место и дату создания акта,
- название организации,
- данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
- состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
- причину уничтожения печати или штампа,
- основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
- время, место и способ уничтожения.
Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.
Печать «для документов» куда можно ставить?
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей Печать в трудовой книжке Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах — Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно.
Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):- при первичном оформлении книжки — на титульном листе;- при изменении анкетных данных сотрудника — на внутренней стороне обложки;- при увольнении — после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
Недопустимые нарушения
Нужно помнить, что при использовании печати нельзя:
- Изображать герб в оттиске, если это не определено законом «О государственном гербе РФ».
- Указывать , чтобы исключить путаницу.
- Включать в клише незарегистрированные товарные знаки предприятия.
- Пользоваться старой печатью при изменении данных.
- Нарушать инструкцию по применению.
Итак, если соблюдать эти правила, то проблем с печатью не возникнет. Ну а работать с ней или без нее – решать самой организации.
Как правильно заправить печать или штамп, вы узнаете из данного видео.
Печать организации: требования и образец 2018
Как должна выглядеть печать организации? Какие требования к печати ООО прописаны в законе? Образец печати прилагается.
Печать ООО – это фирменный знак отличия организации. Оттиск печати подтверждает, что документ, на котором он проставлен, действительно содержит информацию, исходящую от имени конкретного юридического лица. Но несмотря на популярность этого делового атрибута, печать ООО в 2018 году уже не является обязательной.
Закон, который отменил обязательную печать юридического лица, был опубликован в апреле 2015 года. После этого соответствующие изменения постепенно вносились в другие законы и нормативно-правовые акты.
До сих пор продолжают действовать обязательные требования к наличию печати ИП или организации на следующих документах:
- Бланк строгой отчетности (БСО) – п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359;
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – п. 5.1 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
Правда, эти требования можно оспорить, потому что из статьи 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ следует, что печать не относится к обязательным реквизитам первичных документов (в том числе, БСО и ПКО). Но если спорить вы не готовы, то лучше штамп проставлять.