Нужно ли удерживать НДФЛ с сумм возмещения расходов на питание в командировке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли удерживать НДФЛ с сумм возмещения расходов на питание в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

• Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

• Дата признания расходов.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

• НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

• НДФЛ и страховые взносы

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Расчеты с подотчетными лицами

Нормативное регулирование и организация расчетов с подотчетными лицами

• Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Нормативные документы, локальные нормативные акты организации, организация документооборота;
• Что изменилось в порядке выдачи подотчетных сумм;
• Правила оформления и первичные документы, форма заявления и РКО;
• Выдача подотчетных сумм из наличной выручки;
• Надо ли оформлять авансовый отчет при последующей оплате потраченных средств и другие спорные ситуации по отражению подотчетных сумм;
• Выдача денежных средств из кассы, выдача корпоративной карты, перечисление средств на карту работника;
• Порядок завершения расчетов с подотчетным лицом (возврат неиспользованных подотчетных сумм, погашение задолженности по допущенному перерасходу)
• Проверка расчетов с подотчетными лицами при проведении налоговых проверок. Характерные ошибки и нарушения, выявляемые при проверке. Ответственность бухгалтера. Суммы, не возвращенные подотчетными лицами. Возмещение материального ущерба;
• Материальная ответственность работников и условия ее возникновения.

Хозяйственные расходы

• Порядок учета выдачи наличных денежных средств, выданных на хозяйственные расходы;
• Операции с подотчетными наличными денежными суммами, выданными на хозяйственные расходы: организация, документирование, отражение в учете;
• Доверенность;
• Приобретение материалов, товаров, иных ТМЦ, в т. ч. ГСМ, канцтоваров и т. д.;
• Основные требования к документам, подтверждающим расходование средств для хозяйственных нужд;
• Предел расчета наличными средствами между юридическими лицами и ИП;
• Налоговые последствия: НДС, налог на прибыль, НДФЛ;
• Как ввод в действие ФСБУ 5/2019 «Запасы» повлиял на учет материалов для управленческих нужд.

Служебные командировки

• Понятие «служебная командировка»; Можно ли лицо, с которым заключен договор ГПХ, направить в командировку;
• Порядок организации командировок и возмещения расходов командированным работникам;
• Документальное оформление командировки;
• Табель рабочего времени и оплата труда во время командировки, присутствие на работе в день начала и окончания командировки, больничный во время командировки, возвращение не в день окончания командировки, совмещение командировки с отпуском;
• Направление работников в командировку и возвращение в выходные дни, работа в командировке в выходные дни
• Транспортные расходы, электронный билет, опоздание на транспорт, изменение маршрута, использование такси, служебного или личного транспорта, аренда автотранспорта, VIP залы, поездки по городу во время командировки, услуги связи в командировке;
• Суточные, компенсация расходов на наем жилого помещения, прочие гостиничные услуги, аренда жилья;
• Особенности учета расчетов по заграничным командировкам, возмещение расходов работнику, направляемому в командировку за границу, курсовые разницы;
• Однодневные командировки;
• Организация командировок через туристическую фирму;
• Налогообложение командировочных расходов: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы, НДС;
• Командировка и служебная поездка водителя – в чем разница;
• Оформление и порядок сдачи авансовых отчетов, утеря документов;
• Оформление путевых листов с 2021 г.

Представительские расходы

• Какие расходы признают представительскими;
• Документальное подтверждение и экономическая оправданность представительских расходов, нормирование расходов;
• Официальный порядок встречи;
• Отдельные виды расходов: проживание представителей другой организации, транспортное обеспечение, проведение приема, переводчики, буфетное обслуживание, алкоголь, цветы;
• Переквалификация представительских расходов;
• Авансовый отчет по представительским расходам;

Работник «вышел из строя»

Раз мы уж затронули тему замены суточных на компенсацию повседневных расходов командированного сотрудника, то не лишним будет сказать о том, как поступить директору в ситуации, когда работник, к примеру, заболел и в связи с этим не может выполнять свои должностные обязанности. Логично предположить, что суточные выплачиваются ему тогда, когда он фактически «находится в строю» и делает ту работу, которая на него возложена. Сразу хотим оговориться – это заблуждение. С точки зрения ТК РФ, суточные должны выплачиваться работнику ровно в том размере, сколько дней сотрудник отработал, находясь вне города своего постоянного проживания. Даже если он в первый же день по приезду в другой город или страну заболел и на протяжении всего периода командировки «пролежал в постели», дирекция обязана начислить ему суточные. У руководства компании здесь вновь может появиться соблазн нивелировать необходимость трат, с которых у него не будет никакой отдачи. Стоит отметить, что схожий подход к решению данного вопроса – наказуемое деяние, которое может обернуться крупным штрафом.

На что еще может рассчитывать работник?

Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку. Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.

Что относится к данному типу расходов?

Представительские расходы представляют собой сумму затрат, которая необходима компании для переговоров с другими юридическими лицами и подрядчиками для налаживания стабильных, эффективных и прибыльных партнерских отношений. К данной категории также относятся расходы на проведение собраний руководящего состава конкретной организации.

Согласно НК, к представительским относятся расходы на организацию деловой встречи, обслуживание партнеров и клиентов, которые участвуют в переговорах, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. При этом рассматриваются заседания любого формата, включая те, которые проводятся во время командировки. К таким тратам относятся:

• обеспечение ресторанного обслуживания с блюдами и напитками;

• организация завтрака, обеда или другого приема для приглашенных лиц, а также для руководителей других компаний, которые принимают участие в переговорах;

• транспорт для доставки этих людей на мероприятие, собрание совета директоров, на другие локации;

• использование услуг переводчиков, не входящих в штат работодателя, для разрушения языкового барьера и в представительских целях.

Порядок подтверждения данной категории расходов

В том случае, если нет никакого документального подтверждения расходов, представительские траты не будут учтены в налогообложении прибыли, так как их использование не соответствует заранее упомянутым принципам. Именно поэтому, согласно НК, руководитель предприятия должен предоставить несколько из нижеперечисленных документов за отчетное мероприятие:

• распоряжение или приказ от руководителя с указанием конкретных целей проведения мероприятия и дальнейшего обоснования потребительских расходов;

• подробная смета, в которой указаны все траты, а также чеки, квитанции, накладные и прочее;

• комплексный отчет от сотрудника, который ответственный за организацию и проведение встречи;

• прочие документы, подтверждающие факт переговоров, включая планы, договора, распоряжения, контракты, протоколы и т.д.

Документальное подтверждение

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого они были произведены, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

О том, какие документы нужно оформить, чтобы соблюсти этот критерий, можно узнать из официальных разъяснений фискальных ведомств. Например, в Письмах УФНС по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2 и от 16.05.2006 N 20-12/41851 перечислены:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы;
• акт об осуществлении представительских расходов с расшифровкой сумм фактически произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации;
• отчет о представительских расходах, в котором отражаются: цель представительских мероприятий и результаты их проведения, дата и место проведения, программа мероприятий, состав приглашенной делегации, участники принимающей стороны, величина расходов на представительские цели.

В Письме этого ведомства от 22.12.2006 N 21-11/113019@ указано, что еще нужен протокол мероприятия с указанием лиц, участвующих в нем.

О том, какие первичные документы необходимы для подтверждения представительских расходов, говорится в Письме УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851. Например, в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом — первичные документы, выданные ему соответствующими организациями, и авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При наличии существенных недостатков в документальном подтверждении налогоплательщику трудно будет доказать правомерность учета расходов налоговикам, а также суду. Например, ФАС ВВО поддержал налоговиков, отметив, что организация учитывала представительские расходы на основании счетов предприятий общественного питания, которые не относятся к платежным документам, подтверждающим факт осуществления расчетов (Постановление от 10.08.2006 N А29-4238/2005а).

Сувениры с логотипом организации или товарным знаком

Финансовое ведомство отказало в учете расходов на сувениры (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136): расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации п. 2 ст. 264 Кодекса не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

В то же время столичные налоговики думают иначе: если речь идет о сувенирной продукции с символикой организации (например, авторучки, блокноты), то при ее вручении во время официального приема в соответствии с обычаями делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль может рассматриваться в качестве представительских расходов (Письмо от 26.08.2005 N 20-08/60490).

Какие расходы считаются представительскими в командировке?

Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п.

2 ст. 264 НК РФ, нельзя. Представительские расходы в служебной поездке в н/у учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п.

2 ст. 264 НК РФ). В б/у такие расходы признаются полностью.

Для принятия трат к учету у бухгалтера должна быть подтверждающая первичка: чеки ККТ из заведений общепита и магазинов, акты выполненных работ, предоставленные переводчиками и транспортными фирмами, накладные, счета-фактуры и т. д. Командированный сотрудник предоставляет авансовый отчет.

Подробнее о том, как его заполнить

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

• транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

• Транснефть Финанс
• Северсталь ЦЕС
• РЖД-ТРАНСПОРТНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
• Компания Braun
• Мостотрест
• Альфа-Банк
• Мособлгаз
• Газпромбанк
• МКУ Управление Делами Администрации
• ФКР Москвы
• Аппарат Мэра и Правительства Москвы
• ВТБ Лизинг
• Гипромез
• АНО Комплекс инжиниринговых технологий Курчатовского института
• Русское море
• Издательство Просвещение
• ИЦЛС Биотехнология
• ГУП Моссвет

Суточные и авансовые платежи

Сумма суточных считается по формуле:

ЛС х КДК

• ЛС — установленный лимит суточных,
• КДК — количество дней командировки.

Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.

Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:

• 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
• 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.

Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).

В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:

• Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
• Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.

Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения

ИП на УСН «доходы» и предприниматели на патенте учесть в составе расходов командировочные затраты не могут. Связано это с тем, что ИП на ПСН не ведут учет расходов и не могут уменьшать стоимость патента на любые затраты, кроме страховых взносов.

ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Причиной, по мнению финансового ведомства, является то, что для упрощенцев независимо от применяемого объекта, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.

Согласно этому порядку подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить главбуху (бухгалтеру) или руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Исключений по оформлению первичных расходных документов по командировочным затратам НК РФ для упрощенцев на объекте «доходы» не делает. Значит они наравне с остальными должны оформлять эти документы, хоть и не могут учесть такие затраты в составе расходов.

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

• лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
• суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
• если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
• остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
• перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
• если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
• часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Похожие записи:

• Признание семьи или гражданина малоимущими в Пензе в 2023
• Как отменить судебный приказ о взыскании долга
• Оплата больничного по уходу за больным ребёнком в 2022 году