Путевые листы в 2023 году: оформление и налоговые риски

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы в 2023 году: оформление и налоговые риски». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:

• срок действия путевого листа;
• лицо, оформившем путевой лист;
• транспортное средство;
• водитель (водители) транспортного средства;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.

Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:

• полное наименование,
• адрес в пределах местонахождения,
• номер телефона,
• ОГРН.

Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:

• фамилию, имя, отчество (при наличии),
• адрес регистрации по месту жительства,
• номер телефона,
• ОГРН.

Приказом вводится классификация видов перевозки:

• коммерческие перевозки;
• перевозки для собственных нужд;
• передвижение и работа специальных транспортных средств.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:

Оформление путевого листа в случае аренды с экипажем

10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

В данном пункте интерес представляет второе предложение, где описана аренда транспортного средства с экипажем. То есть, речь идет о ситуации, когда организация отдает в аренду свой автобус или грузовик вместе с водителем.

В этом случае путевой лист оформляет арендодатель, то есть организация, которая владеет автобусом и отдает его в аренду.

Внесение информации о предрейсовом техническом контроле

16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

13. Даты и время выпуска транспортного средства на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (далее — ответственное должностное лицо), и заверенные его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае формирования электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен», проставляемая ответственным должностным лицом в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо «выпуск на линию не разрешен» — если при контроле выявлены указанные несоответствия.

В отличие от отметки для медицинских работников, отметка для технического контроля осталась прежней — «выпуск на линию разрешен». Так что штампы менять не придется.

Что касается нововведений, то они также связаны с оформление путевых листов в электронном виде. Технический контролер должен заверить внесенную в такой путевой лист информацию усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Кроме того, в пункте 13 появилась информация о том, что результаты технического контроля должны фиксироваться в специальном журнале. Напомню, что журналы технического контроля применялись и ранее, однако в правилах заполнения путевых листов они не упоминались.

Обязательные реквизиты путевого листа

Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.

С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно.

Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:

• о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
• о лице, оформившем ПЛ (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
• о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
• о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).

Также в разряд обязательных входят следующие реквизиты путевого листа 2022. Это:

• сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
• сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
• обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.

Какие новые сведения должны быть в путевом листе

Информация о собственнике, если это юрлицо, теперь должна включать:

• полное наименование;
• адрес в пределах местонахождения;
• номер телефона;
• ОГРН.

Для ИП действует такой список:

• ФИО;
• адрес регистрации по месту жительства;
• номер телефона;
• ОГРН.

Среди обязательных реквизитов также присутствуют показания одометра — полные километры пробега. До 1 марта это значение принято было указывать на момент, когда ТС выезжало с парковки, предназначенной для стоянки, и по окончанию рейса и смены водителя, и заезде на парковку. Сейчас показания одометра приводят, когда автомобиль сдается другому водителю и принимается им на момент окончания смены предыдущего водителя — если на одно ТС оформлено несколько путевых листов.

Дополнены и сведения о проведении предсменного-послесменного, предрейсового-послерейсового медосмотров водителя: теперь нужно указывать медицинскую организацию, если работник в таковой состоит, а также серии, номера, даты выдачи и сроки окончания действия лицензии на проведение таких осмотров.

Для указания вида перевозки можно использовать такие разновидности формулировки:

1. коммерческие:

-регулярная перевозка пассажиров и багажа;
-перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
-перевозка пассажиров и багажа по заказу;
-перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
-организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

В “сведении о виде сообщения” нужно писать значение:

• пригородное;
• городское;
• междугороднее.

Как обозначается в обновленном законе, путевой лист можно оформить на срок более 1 дня, для этого просто обозначаете даты начала и окончания срока его использования. Таким образом компании и ИП могут сформировать бланк путевого листа, который рассчитан на тот срок, который им удобен. Утверждается он в компании приказом об учетной политике.

Что будет включено в новые путевые листы

• Наименование и номер путевого листа теперь не входят в обязательные сведения.

• Сведения о собственнике или владельце транспорта заменили на информацию о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, которые оформили путевой лист.

• В новом листе нужно указывать не только тип и модель транспортного средства, но и его марку.

• Путевой лист автомобиля 2023 обязательно должен включать сведения о перевозке.

• Обязательно указывать дату, время и результат предсменного и предрейсового контроля технического состояния.

• Необходимо указывать дату, время и результат проведения медосмотра экипажа, предрейсового\предсменного и, если это предусмотрено, послерейсовго и послесменного.

• Теперь показания одометра нужно будет вносить не только при выезде с парковки, как раньше, но и при въезде на нее, а также при передаче последующему водителю после окончания смены.

• Неизменной осталась возможность указывать дополнительные сведения.

Изменения в порядке записи показаний одометра

Важное изменение для путевых листов — новые правила внесения даты, времени и показаний одометра. По действующему приказу показания одометра записываются при выезде транспортного средства с парковочного места, которое предназначено для стоянки по завершению рейса, и по возвращению автомобиля на парковку.

Минтранс добавил еще один случай включения пробега в путевой лист. Если несколько водителей работают на одном транспортном средстве, и на него выписывается несколько путевых листов.

С 1 марта 2023 года каждый раз при приеме-сдаче автомобиля требуется зафиксировать показания одометра с датой и временем. Эти сведения должны быть заверены в путевом листе ответственным лицом подписью на бумажном носителе или электронной подписью.

Когда можно ездить без путевого листа

Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу – неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.

Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:

• снять опознавательный фонарь с крыши;
• передвигаться только в общем потоке;
• не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
• при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.

Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.

На какой срок выдается путевой лист

Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.

В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.

Что указывается в путевом листе

I. Состав сведений путевого листа

1. Путевой лист должен содержать следующие сведения:

1) о сроке действия путевого листа;

2) о лице, оформившем путевой лист;

3) о транспортном средстве;

4) о водителе (водителях) транспортного средства;

5) о виде перевозки;

6) о виде сообщения.

2. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления ‎их деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.

3. Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

4. Сведения о лице, оформившем путевой лист должны включать:

для юридического лица – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество ‎(при наличии), почтовый адрес, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).

5. Сведения о транспортном средстве должны включать:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – марку и модель прицепа (полуприцепа);

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, ‎а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – его регистрационный номер, и/или инвентарный номер ‎(для троллейбусов и трамваев);

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5) показания одометра (полные километры пробега):

при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении ‎из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства ‎(далее – парковка);

при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;

при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю ‎по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство);

6. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии);

2) серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат и условия проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра – с личным присутствием медицинского работника или дистанционно – с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья водителя посредством дистанционного контроля состояния его здоровья (далее – медицинские изделия) (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).

7. Сведения о виде перевозки должны включать информацию ‎о перевозке:

1) коммерческие перевозки:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;

перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);

перевозка пассажиров и багажа по заказу;

перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2) перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями;

3) работа специальных транспортных средств.

8. Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:

1) городское;

2) пригородное;

3) междугородное.

II. Порядок оформления ‎или формирования путевого листа

9. Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе ‎или сформирован в форме электронного документа.

10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов ‎в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, ‎если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование ‎за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выезда транспортного средства с парковки.

Допускается:

оформление или формирование путевого листа после выезда с парковки ‎до начала коммерческой перевозки;

оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Отметим некоторые тонкости заполнения путевых листов. Допустим, ясно, что ПЛ оформляют перед тем, как водитель выедет на свой маршрут. При отсутствии путевого листа возможен штраф.

Пометки о предсменном техконтроле ставят вместо пометки о предрейсовом техконтроле, если водитель успевает съездить в два или больше рейсов за одну смену по одному ПЛ.

Если несколько водителей работают посменно на одной машине, то Вы вправе выписать свой ПЛ для каждого. Но можно этого и не делать, потому что в одном путевом листе допустимо указание нескольких шофёров.

Если путевой лист не один, то время отъезда и данные одометра на этот момент можно проставить только в первом листе, а время приезда и новый показатель пробега — только в последнем.

• Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
• Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
• Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
• Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
• Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
• Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
• Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
• Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
• Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.

Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.

Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

• тип ТС,

• марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),

• государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),

• дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,

• дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

Похожие записи:

• Что делать, если отпуск выпадает на новогодние праздники 2023 года
• Уточненные декларации: кто может не сдавать
• Нормы часов вождения в автошколах в 2023 году