Как оформить недостачу товара при инвентаризации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить недостачу товара при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Основания для проведения описи имущества
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Ответственность работодателя за недостачу при инвентаризации
При проведении инвентаризации в компании возможны случаи выявления недостачи материалов или имущества. В таких ситуациях работодатель должен правильно оформить документальное подтверждение недостачи и принять необходимые меры.
Оформление недостачи при инвентаризации требует проведения следующих действий:
- Составление описи недостачи. В описи должны быть указаны все выявленные случаи недостачи, а также детали каждого случая.
- Составление таблицы расхождений. В таблице должны быть указаны все выявленные недостачи, их стоимость, а также причины возникновения.
- Проведение проводок в бухгалтерии. Отражение недостачи в учетной системе компании позволяет правильно списывать недостающие средства и имущество.
- Подтверждение недостачи. Работодатель должен предоставить органам налоговой службы и другим контролирующим органам все необходимые документы, подтверждающие факт недостачи.
Оформление недостачи должно быть своевременным и правильным, чтобы избежать негативных последствий для компании и ее бизнес-партнеров.
В случае выявления недостачи при инвентаризации работодатель несет ответственность за возможные убытки. Он должен возместить недостающие средства или имущество и принять меры для предотвращения повторения подобных ситуаций в будущем.
Бухгалтеры компании играют ключевую роль в оформлении недостачи. Они должны иметь достаточные знания и опыт для правильного проведения всех необходимых документальных процедур.
Как списать недостачу
Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года.
Обратите внимание: списать можно только товар и материалы с теми же наименованиями, с которыми они числятся в бухучёте. Если по складу и в бухгалтерской программе вроде бы один и тот же товар называется по-разному, списать его нельзя. Сначала придётся проверить, когда и от кого он получен, по каким документам и действительно ли это та позиция, которая значится в бухгалтерской программе.
Например, если по данным программы числится «линолеум полосатый под паркет», а на складе обнаружилась некондиция, которая по складским описям значится как «линолеум полосатый ёлочка дуб», а «под паркет» вообще отсутствует, то сразу списать эту некондицию нельзя. Нужно тщательно проверить, что это за остаток — от линолеума «под паркет» или вообще давно забытые остатки, которых даже по бухгалтерии нет. Во втором случае списывать нечего — просто выбросить. Если удастся найти всё-таки какие-то концы по документам, списание недостачи оформляется по всем правилам. Сделать это можно только в том случае, если недостача имеет точное количество.
Порядок списания следующий:
- Приказ о списании за подписью руководителя компании.
- Подсчёт сумм на покрытие расходов инвентаризационной комиссии.
- Их добавление к сумме недостачи.
- Её сравнение с нормой естественной убыли — недостача должна быть больше.
- Отражение проводками в бухгалтерской программе.
Как взыскать недостачу с виновного лица
Получить реальную компенсацию за утраченные ТМЦ с материально ответственного сотрудника на деле не так просто. Трудовой кодекс предусматривает ряд условий, которые должны быть соблюдены.
- Заключён договор о материальной ответственности.
Его подписывают с сотрудниками, ответственными за приёмку, хранение, отгрузку, транспортировку ТМЦ, а также распоряжение материалами и готовой продукцией в производственных целях. Такой договор заключается при приёме на работу материально ответственного лица. Без него привлечь к ответственности нельзя.
- Сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией.
В ней подробно расписываются трудовые обязанности работника в соответствии с должностью. Такая инструкция может служить приложением к трудовому договору или договору о материальной ответственности. Работник должен собственноручно поставить подпись, подтверждающую, что он ознакомлен с инструкцией.
- Вина доказана результатами расследования.
Просто назначить виновного не получится. Понадобятся документы, доказывающие, что утрата ТМЦ возникла из-за халатности ответственного сотрудника при условии, что он работает по инструкции и в рамках договора о материальной ответственности. По итогам расследования составляется акт, который подписывают участники инвентаризационной комиссии. На его основании предъявляются обвинения материально ответственному лицу.
При несогласии с предъявленным обвинением и суммой взыскания виновник недостачи вправе обратиться в суд.
Образец написания объяснительной в отношении товаров на складе
При обнаружении недостачи или излишка товаров при инвентаризации на складе, сотрудники должны немедленно сообщить об этом руководству и составить объяснительную записку для дальнейшего рассмотрения и учета.
Объяснительная записка должна быть составлена в соответствии с установленными правилами и требованиями и содержать следующую информацию:
- Дата составления записки.
- ФИО и должность составителя записки.
- Описание выявленной недостачи или излишка товаров.
- Причина возникновения недостачи или излишка товаров (если известна).
- Действия, предпринятые для выяснения обстоятельств.
- Список товаров с указанием количества и стоимости.
- Состав обнаруженных оснований для объяснительной записки (например, акт инвентаризации или другие документы).
- Предложения по устранению недостачи или излишка товаров.
- Подпись составителя записки и дата.
Объяснительная записка должна быть составлена грамотно и четко, с указанием всех необходимых деталей и фактов. Она является основанием для дальнейшего рассмотрения и принятия решения о возможных штрафах, компенсации или других мерах в отношении ответственных лиц.
После составления объяснительной записки, ее следует представить руководству предприятия для проведения проверки и принятия решения. Руководство должно рассмотреть записку, провести необходимую проверку и принять решение о дальнейших действиях.
В случае обнаружения недостачи или излишка товаров при инвентаризации на складе, важно также учесть требования налогового законодательства. Для этого следует ознакомиться с соответствующими разделами налогового кодекса и приказами налоговых органов.
При составлении объяснительной записки следует учитывать следующие моменты:
- Указание на факт обнаружения недостачи или излишка товаров при инвентаризации.
- Ссылка на проведенную инвентаризацию и фиксацию фактов.
- Описание выявленных недостачи или излишка товаров.
- Указание на наличие материальных оснований (например, акт инвентаризации).
- Предложение по проведению дополнительной проверки или расследованию.
- Указание на возможные меры по устранению недостачи или излишка товаров.
- Заявление о готовности компенсировать ущерб или возместить излишек товаров, если таковые имеются.
Объяснительная записка должна быть составлена максимально подробно и точно, чтобы доказать свою непричастность к возникшей ситуации и готовность принять меры по устранению недостачи или излишка товаров.
При составлении объяснительной записки также рекомендуется обратиться за консультацией к специалистам в области бухгалтерского учета и налогового законодательства, чтобы быть уверенным в правильности составления и представления записки.
Учет недостачи в бухгалтерии
Учет недостачи является важной составляющей бухгалтерии любого бизнеса. Недостача возникает, когда количество товаров или ценностей, указанных в учетных документах, не соответствует фактическому количеству, выявленному при инвентаризации.
Инвентаризация — это процесс проверки наличия и состояния товаров на складе или в магазине. Часто при инвентаризации выявляются недостачи, излишки или пересортицы.
Для правильного учета недостачи в бухгалтерии необходимо провести оформление результатов инвентаризации и принять соответствующие решения. В зависимости от юридических аспектов и величины недостачи, работодатель может принять различные меры, такие как установление учетных записей о недостачах, удержание суммы недостачи из заработной платы сотрудников или привлечение виновных лиц к ответственности.
Как правильно оформить недостачу
Чтобы установить факт недостачи, нужно провести инвентаризацию или другую проверку на предприятии. Для этого необходимо собрать комиссию, в состав которой должен войти работник, ответственный за утраченное имущество. Важно: если проверка проводится без ведома работника или его не включили в состав комиссии, результаты считаются недействительными. Комиссия обязана установить не только факт недостачи, но и причины, по которым она возникла.
Кроме этого, с работника должны взять письменные объяснения по факту растраты. Если он не желает писать объяснительную — необходимо составить акт об отказе. Еще одно условие — определение и фиксация размера ущерба на основе рыночных цен и данных бухгалтерского учета компании.
Если инвентаризации не было, подписать акт не предлагали и расчет по размеру ущерба не предоставили, работник может пожаловаться в Трудовую инспекцию и в прокуратуру на неправомерные действия работодателя.
При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?
Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.
Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:
- ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
- ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
- ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.
Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:
- штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
- фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
- проведение контрольных бухгалтерских проверок.
В настоящий момент не существует единого перечня моментов, которые должны быть обязательно отражены в акте. Члены комиссии вправе обозначать необходимые положения в зависимости от сложившейся ситуации. Однако практика выработала примерный список пунктов, которые подлежат указанию. К ним относят:
- перечисление кадрового состава комиссии;
- ссылка на приказ руководителя, в соответствии с которым проводится инвентаризация;
- сроки проведения процедуры;
- сам факт обнаружения недостачи;
- сравнение фактических показателей с заявленными в документах (количество, масса);
- итоговая сумма недостачи;
- подписи всех членов комиссии и материально ответственного за товар лица.
Инструкция по составлению акта
Начать составление следует с шапки. В верхней части листа отмечаем, что используемая форма закреплена в учётной политике приказом директора фирмы (ссылаемся на него). Далее указываем полное наименование организации, проводящей процедуру, со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения согласно утверждённой номенклатуре дел и внутреннего документооборота в компании.
Следующий шаг – ссылка на приказ руководителя, в соответствии с которым проводится процедура: оставляем реквизиты документа, обозначаем временные рамки инвентаризации. Далее перечисляем кадровый состав комиссии, указывая для каждого члена его ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу отмечаем обнаружение факта недостачи и в форме таблицы подробно описываем расхождения, отмечая:
- наименование товара;
- артикул продукта;
- единица измерения;
- количество;
- цена;
- сравнение фактических и официальных показателей.
Под таблицей подводим итог вышеуказанным сведениям, прописывая сумму недостачи текстом.
Что делать, если виновных нет?
Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.
Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).
Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.
Выявленную недостачу в рамках инвентаризации необходимо списывать следующим образом:
- В течение года, в котором была проведена проверка.
- Только одним лицом, которое признано ответственным за выполнение инвентаризации.
- Недостача товара при инвентаризации списывается с имущества либо товаров, имеющих одно наименование.
- Списывают с имущества либо товаров, которые находятся в одинаковом количестве.
Также существует определенный порядок, которого необходимо придерживаться.
Недостачу при инвентаризации списывают в следующем порядке:
- Необходимо получение приказа на списание непосредственно от руководства предприятия.
- В рамках данной процедуры списывают остаточную стоимость основных средств, себестоимость готовой продукции и материалов, закупочную цену товаров, а также транспортные расходы и оплату работы сотрудников, которые проводят инвентаризацию. Списание, как правило, осуществляется с кредита в дебет по счёту № 94, который называется «Недостачи и потери ценностей».
- Проводится сравнение суммы расходов с нормами убыли после их расчёта в бухгалтерии. В том случае если данная сумма будет меньше норм естественной убыли продовольственных товаров и любых других групп товаров, ее можно списывать на расходы предприятия.
Последствия и ответственность
Кто платит недостачу в магазине, на производстве, предприятии или в любом другом месте ее выявления?
В том случае если по итогам инвентаризации обнаружили нехватку чего-либо, то материальную ответственность возлагают на виновного сотрудника, который обязан впоследствии компенсировать нанесенный предприятию ущерб. Если, например, имеет место быть недостача на складе, то ответственность несет кладовщик, если он является материально-ответственным лицом согласно внутренним приказам организации. Для этого сначала составляют акт проверки, подтверждающий факт вины согласно действующему законодательству. Если виновный сотрудник согласен с предъявленной суммой недостачи, то он составляет объяснение, указывая свои мотивы, а также причины нанесения материального урона компании.