Личные дела сотрудников 2024 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела сотрудников 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первоначально необходимо отметить, что работодатели являются ответственными за сохранность и конфиденциальность личных данных своих работников. Поэтому все копии документов должны храниться в надежном и защищенном от несанкционированного доступа месте.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

• они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
• если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
• если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
• как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Устаревшие документы и законодательство

В 2024 году в личное дело сотрудника запрещено включать устаревшие документы, которые больше не имеют юридической силы или не соответствуют действующему законодательству.

В связи с быстрым темпом изменений в области трудовых отношений и правового регулирования, необходимо актуализировать личные дела сотрудников и проводить регулярную проверку на наличие устаревших документов.

К таким документам, которые следует исключить из личного дела сотрудника, могут относиться:

• Устаревшие рабочие контракты: предыдущие рабочие контракты, которые более не являются актуальными и не используются для определения условий труда сотрудника. Новые контракты, заключенные после истечения срока старого контракта, должны быть включены в личное дело.
• Устаревшие правила внутреннего трудового распорядка: если внутренние правила компании были изменены или пересмотрены, устаревшие версии не должны храниться в личном деле сотрудника.
• Устаревшие документы об обучении: если у сотрудника имеются более свежие документы об обучении или повышении квалификации, устаревшие версии должны быть исключены из личного дела.
• Устаревшие бланки отчетности и документации: если формы отчетности и другая документация были обновлены или заменены, устаревшие бланки не должны храниться в личном деле сотрудника.

Соблюдение правил актуализации и хранения личных дел сотрудников является важной составляющей процесса управления персоналом и помогает обеспечить соответствие компании действующему законодательству и нормам трудовых отношений.

Тенденции развития в хранении личных данных сотрудников

В 2024 году происходят значительные трансформации в сфере хранения информации о сотрудниках. Основная тенденция заключается в запрете на хранение копий документов в личном деле работника. Ранее, для подтверждения личной идентификации сотрудника, работодатели требовали предоставления копий паспорта, трудовой книжки и других документов. Однако, такая практика сопровождалась рисками утечки данных, а также создавала проблемы с соблюдением требований законодательства о защите персональных данных.

Вместо копий документов, все персональные данные о сотруднике будут храниться в электронной форме. Каждому сотруднику будет присвоен уникальный идентификатор, по которому можно будет получить необходимую информацию. Это позволит упростить процедуру обращения к данным, а также обеспечить их более надежную защиту.

Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным, в 2024 году применяются новые меры безопасности. К ним относятся:

1. Двухфакторная аутентификация. Для доступа к персональным данным сотрудника необходимо проходить процедуру двухфакторной аутентификации, например, с помощью пароля и одноразового кода, полученного по SMS.
2. Шифрование данных. Вся информация о сотрудниках будет храниться в зашифрованном виде, чтобы предотвратить возможность распознавания данных при несанкционированном доступе.
3. Ограничение доступа. Каждый сотрудник будет иметь доступ только к той информации, которая необходима для выполнения его рабочих функций. Кроме того, доступ к персональным данным будет ограничен по ролям и уровням доступа.

Такие изменения позволят более эффективно управлять хранением и использованием персональных данных сотрудников. Они сделают процесс получения доступа к информации более безопасным и удобным, снизят риски утечки данных и помогут соблюдать требования законодательства.

Паспортные данные и копии паспортов

В личном деле работника не рекомендуется хранить паспортные данные и копии паспортов. Это связано с угрозой возможного утечки персональных данных и нарушения конфиденциальности работника.

Паспортные данные включают в себя информацию о гражданстве, дате рождения, месте рождения и месте прописки. Хранение таких данных может быть небезопасным, особенно если личное дело работника хранится в открытом виде или доступ к нему имеют несанкционированные лица.

Копии паспортов также не рекомендуется хранить в личном деле работника, так как они могут быть использованы для мошенничества или других недобросовестных целей. Если в компании требуется наличие копии паспорта работника, их следует хранить отдельно от основного личного дела и принимать меры по защите информации.

Обработка и хранение паспортных данных и копий паспортов регулируется законом и требует соблюдения особых мер по обеспечению безопасности и конфиденциальности информации.

Личные письма и персональные записи

Хранение личных писем и персональных записей в личном деле работника может нарушать право работника на конфиденциальность и приватность.

Помимо этого, личные письма и персональные записи могут содержать информацию, которая не относится к работе или официальным деловым задачам. Их наличие в личном деле может затруднить процесс анализа профессиональных достижений и оценки работы сотрудника.

В целях защиты конфиденциальности и неприкосновенности работников рекомендуется хранить личные письма и персональные записи в индивидуальных закрытых ящиках или других созданных для этой цели местах хранения.

Важно помнить о требованиях к обработке персональных данных. Личные письма и персональные записи работников могут содержать персональные данные, поэтому их обработка должна соответствовать требованиям Закона о персональных данных и другим применимым законодательным актам.

Законы, регулирующие персональные данные

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

Данный закон является основным нормативно-правовым актом, определяющим порядок обработки и защиты персональных данных в Российской Федерации. Он устанавливает обязанности операторов по обработке персональных данных, основные права субъектов персональных данных, а также процедуры получения согласия на обработку персональных данных.

2. Федеральный закон от 15 июля 2015 г. № 242-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О персональных данных»

Этот закон вносит ряд изменений в основной закон о персональных данных. Он расширяет права субъектов персональных данных, устанавливает новые требования к операторам по обработке персональных данных и вводит понятие «анонимизированные персональные данные».

3. Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»

Это постановление устанавливает конкретные требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах. Оно определяет обязательные меры по обеспечению безопасности персональных данных и правила их технической защиты.

Важно помнить, что незнание законов не освобождает от ответственности. Правильное и законное обращение с персональными данными – залог сохранности информации и защиты прав субъектов персональных данных.

Новые положения о конфиденциальности

С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.

Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.

Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.

Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.

Медицинские справки и анализы

Медицинские справки и анализы не следует хранить в личном деле работника в 2024 году. Эти документы содержат конфиденциальную информацию о состоянии здоровья работника, которая может быть использована некорректным образом или стать причиной дискриминации.

Данные в медицинских справках и анализах могут быть не только о медицинском состоянии, но и о генетической информации, психическом здоровье, наличии инфекционных заболеваний и т.д. Вся эта информация является личной и требует особого внимания в рамках закона о конфиденциальности медицинских данных.

Сохранение медицинских справок и анализов в личном деле работника может привести к нарушению прав работника на конфиденциальность и неприкосновенность личной жизни, а также нарушению законодательных актов, регулирующих обработку и хранение медицинских данных.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

• наименование организации;
• структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
• номер личного дела;
• заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
• дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
• дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
• количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
• срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

• личная карточка по форме Т-2;
• анкета;
• резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копия приказа о приеме на работу;
• трудовой договор;
• копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

• номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
• графу «порядковый номер документа»;
• графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
• графу «дата документа»;
• графу «заголовок документа»;
• графу «дата включения документа в личное дело»;
• графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Документы для личного дела работника и его формирование

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Образец оформления внутренней описи личного дела

Внутренняя опись документов личного дела

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

(фамилия, имя, отчество работника)

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

• паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
• трудовая книжка;
• страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

• документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
• загранпаспорт;
• справка о наличии (отсутствии) судимости.

Похожие записи:

• Регистрация ТС в ГИБДД 2024 порядок действий
• Заявление в полицию о возбуждении уголовного дела
• Виды льготных проездных билетов