Документальное оформление недостачи при инвентаризации: что делать работодателю?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление недостачи при инвентаризации: что делать работодателю?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Ответственность работодателя за недостачу при инвентаризации

При проведении инвентаризации в компании возможны случаи выявления недостачи материалов или имущества. В таких ситуациях работодатель должен правильно оформить документальное подтверждение недостачи и принять необходимые меры.

Оформление недостачи при инвентаризации требует проведения следующих действий:

1. Составление описи недостачи. В описи должны быть указаны все выявленные случаи недостачи, а также детали каждого случая.
2. Составление таблицы расхождений. В таблице должны быть указаны все выявленные недостачи, их стоимость, а также причины возникновения.
3. Проведение проводок в бухгалтерии. Отражение недостачи в учетной системе компании позволяет правильно списывать недостающие средства и имущество.
4. Подтверждение недостачи. Работодатель должен предоставить органам налоговой службы и другим контролирующим органам все необходимые документы, подтверждающие факт недостачи.

Оформление недостачи должно быть своевременным и правильным, чтобы избежать негативных последствий для компании и ее бизнес-партнеров.

В случае выявления недостачи при инвентаризации работодатель несет ответственность за возможные убытки. Он должен возместить недостающие средства или имущество и принять меры для предотвращения повторения подобных ситуаций в будущем.

Бухгалтеры компании играют ключевую роль в оформлении недостачи. Они должны иметь достаточные знания и опыт для правильного проведения всех необходимых документальных процедур.

Учет выявленных излишков при инвентаризации

При проведении инвентаризации может возникнуть ситуация, когда выявляются материальные ценности, излишки которых не отражены в учете. В таком случае необходимо правильно оформить учет этих излишков.

Перед тем как приступить к учету излишков, важно проверить, является ли данный излишек естественным. Например, если на складе хранится линолеум, то его износ со временем является естественным и не требует учета в качестве излишка.

При учете излишков важно учесть следующие моменты:

1. Дата обнаружения излишков должна быть точно зафиксирована.
2. Излишки должны быть подытожены по каждому виду материальных ценностей.
3. Сумму излишков необходимо отразить в налоговом учете.
4. Документальное оформление учета излишков должно быть обязательно.

Для оформления учета излишков рекомендуется использовать следующую схему:

В этой таблице указывается наименование материальной ценности, количество, стоимость единицы, сумма и счет учета. В данном примере излишки линолеума отражаются в дебете счета 41.

Как списать недостачу

Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года.

Обратите внимание: списать можно только товар и материалы с теми же наименованиями, с которыми они числятся в бухучёте. Если по складу и в бухгалтерской программе вроде бы один и тот же товар называется по-разному, списать его нельзя. Сначала придётся проверить, когда и от кого он получен, по каким документам и действительно ли это та позиция, которая значится в бухгалтерской программе.

Например, если по данным программы числится «линолеум полосатый под паркет», а на складе обнаружилась некондиция, которая по складским описям значится как «линолеум полосатый ёлочка дуб», а «под паркет» вообще отсутствует, то сразу списать эту некондицию нельзя. Нужно тщательно проверить, что это за остаток — от линолеума «под паркет» или вообще давно забытые остатки, которых даже по бухгалтерии нет. Во втором случае списывать нечего — просто выбросить. Если удастся найти всё-таки какие-то концы по документам, списание недостачи оформляется по всем правилам. Сделать это можно только в том случае, если недостача имеет точное количество.

Порядок списания следующий:

• Приказ о списании за подписью руководителя компании.
• Подсчёт сумм на покрытие расходов инвентаризационной комиссии.
• Их добавление к сумме недостачи.
• Её сравнение с нормой естественной убыли — недостача должна быть больше.
• Отражение проводками в бухгалтерской программе.

Акт об обнаружении ущерба

Акт об обнаружении ущерба является важным документом при инвентаризации и необходим для правильного оформления недостачи и проведения необходимых проводок. В этом акте делается запись о выявленной недостаче или причинах возникновения ущерба.

Для создания акта об обнаружении ущерба необходимо следовать определенному порядку действий. Во-первых, ответственный за инвентаризацию должен готовиться к приемке и оформлению акта. Вместе с ответственными лицами составляется акт обследования, в котором записываются все данные об имуществе, подлежащем инвентаризации.

При обнаружении нехватки или пересортицы делается запись в акт об обнаружении ущерба. В этом акте указываются причины возникновения недостачи, виновные лица, если они известны, и дополнительные документы, подтверждающие факт ущерба. Также в акте указываются рекомендации по устранению последствий ущерба и принимаются решения о проведении необходимых мероприятий.

Для заполнения акта об обнаружении ущерба используются готовые формы, которые содержат все необходимые поля и сличительные ведомости для записи недостающего имущества. В акте указывается дата его составления, имена лиц, составивших акт, а также подписи ответственных лиц и членов комиссии.

Оформление акта об обнаружении ущерба необходимо проводить в соответствии со всеми требованиями действующего законодательства. Важно следить за точностью и полнотой заполнения акта, чтобы избежать дальнейших проблем со списанием и учетом ущерба.

Определена недостача при инвентаризации: что делать?

При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.

Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:

• ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
• ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
• ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Основания для инвентаризации

Инвентаризация – это выявление путем осмотра и подсчета имеющегося товара или денег, а также сопоставление их с данными, полученными от бухгалтерского учета. Бывает плановой и внеплановой.Проведение инвентаризации – процедура обязательная. С ней сталкивается каждое юридическое лицо. Многие считают, что она нужна только в организациях, занимающихся торговлей, но это не так.

ВНИМАНИЕ! Проведение процедуры требуется и в бюджетном учреждении, и в государственных организациях. Все, что находится в собственности компании – товар, приборы, стулья или столы, — относится к ТМЦ, поэтому должно иметь оценку и быть пересчитано.

Вне зависимости от того, плановая или внеплановая инвентаризация, нужно в любом случае проводить процедуру, соблюдая указания и правила. Любые изменения с первоначальными данными должны фиксироваться в специальном документе. Причины проведения инвентаризации:

• чрезвычайная ситуация, связанная с природными катаклизмами;
• смена лиц, на которых лежит материальная ответственность за товар;
• смена собственника фирмы;
• наличие преступления или подозрение сотрудника в его совершении.

Недостача материальных ценностей или их излишки становятся в результате общей проблемой компании, затрагивающей как сотрудников, так и работодателей.

Удержание с виновных лиц

Порядок взыскания компенсации при недостаче большинство предприятий прописывают в договоре, заключаемом во время трудоустройства потенциального работника. Таким образом, гражданин предупрежден, что в случае обнаружения нехватки товаров или денег по его вине, он будет наказан. При этом тяжелые ситуации найдут отражения в законе.

ВНИМАНИЕ! В договоре также указывается степень материальной ответственности сотрудника. Например, полная материальная ответственность имеет у завхоза и главного бухгалтера.

При недостаче, полученной на основе результатов проведенной инвентаризации, оба сотрудника будут выплачивать компенсацию в полном размере. Выделяют также ответственность:

• Коллективную.
• Частичную.

Коллективная часто встречается в супермаркетах, и выражается в виде деления недостачи при инвентаризации поровну между всеми сотрудниками. При этом ответственность за вверенный продукт лежит на каждом работнике.

Пример: Сотрудник Н трудится в банке под должностью оператора. По результатам инвентаризации была обнаружена недостача компьютерных принадлежностей, закрепленных за его должностью. В итоге с мужчины была удержана сумма, равная стоимости потерянного оборудования, материалов.

Существует два возможных варианта удержания недостачи:

1. В случае увольнения удерживается сумма из расчета, полученного работником в последний день. Если его заработной платы оказывается недостаточно, тогда компания вправе потребовать возмещения убытков.
2. В случае продолжения работы сотрудником недостача удерживается из ежемесячной заработной платы в виде определенного процента. При желании рабочий может погасить сумму долга сразу.

Законодательством предусмотрен порядок удержания недостачи.

Правила списания, проводки, ответственность работодателя

Одной из важных задач при инвентаризации является документальное оформление недостачи и ответственность за нее. Недостача — это ситуация, когда на складе или в организации обнаруживается нехватка имущества.

Для правильного оформления недостачи необходимо знать, кто будет нести ответственность за нее. В большинстве случаев это задача лица, непосредственно ответственного за инвентаризацию и учет материально-строительных ценностей.

Причины возникновения недостачи могут быть различными. Это могут быть ошибки сличительных или противоправные действия со стороны сотрудников. Ответственное лицо должно установить основания и причины дефицита.

После установления виновных лиц необходимо принять решение о дальнейших действиях. Проведение дополнительной проверки, установление размера недостачи и принятие мер имеют важное значение для дальнейшего оформления и понесения ответственности

Что касается правил списания, то они в большинстве случаев регламентируются внутренними документами организации, такими как положения, инструкции или указания. Эти правила определяют порядок оформления ведомостей, направлений, проводок и готовые решения.

Удержание недостачи с виновных лиц: как это сделать

При возникновении недостачи материально-имущественных ценностей в результате инвентаризации склада или проведения проверки состава товаров на складе, работодатель должен принять меры для удержания недостачи с ответственного лица или лиц, виновных в возникновении дефицита. Для осуществления данной процедуры требуется корректное оформление документов и соблюдение определенного порядка.

Одним из основных документов, которые следует составить при подтверждении недостачи, является объяснительная записка от ответственного лица или лиц, виновных в возникновении недостачи. В объяснительной записке необходимо указать причины и обстоятельства, которые вызвали недостачу, а также предложить меры по предотвращению подобных ситуаций в будущем.

Дополнительно к объяснительной записке следует составить описание недостачи, включающее в себя ведомость по нехватке материальных ценностей или товаров. Описание недостачи должно содержать информацию о количестве и стоимости пропавших товаров, а также указание на лиц, виновных в недостаче.

Для проведения удержания недостачи с ответственного лица или лиц работодатель должен иметь основания. Основаниями для удержания являются подписанный приказ работодателя о недостаче, результирующие проводки в учетной системе о делении расходов по недостаче, а также отражение недостачи в отчетах инвентаризации.

Важно отразить удержание недостачи с ответственного лица или лиц в процессе оформления документов. Для этого необходимо составить соответствующие ниже ведомости:

• Приказ работодателя о списании недостачи с заработной платы лица, которое не исполнило своих обязанностей и является виновным в возникновении дефицита.
• Ведомость удержания недостачи с зарплаты, где указывается сумма и причина удержания, а также информация о работнике, с которого будет взыскана недостача.
• Ведомость удержания недостачи с иных выплат, как например, премия, повышение заработной платы или другие выплаты. В данной ведомости также указывается сумма удержания и причина его проведения.

Ведомости должны составляться с учетом особенностей ведения учета и налогообложения в соответствии с действующим законодательством.

Значимое место в оформлении документов об удержании недостачи с ответственного лица или лиц занимает отражение недостачи в учетной системе. После проведения удержания недостачи из заработной платы или иных выплат, необходимо отразить данное списание в учетной системе для правильного отражения финансовых показателей. Это позволит работодателю контролировать процесс взыскания недостачи и следить за его реализацией.

В заключение, удержание недостачи с виновных лиц является важной процедурой для работодателя. Для осуществления данной процедуры необходимо правильно оформить документы и соблюдать определенный порядок. В случае неправильного оформления или нарушения процедуры, заработодатель может столкнуться с юридическими последствиями.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Объяснительная записка по недостаче на складе

Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:

• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
  • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
  • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
• затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
• дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
• заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
• текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
• затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Похожие записи:

• Когда вступает в силу завещание после смерти на квартиру в России
• Как вступить в наследство без завещания после смерти
• Как составить расписку о получении денежных средств за квартиру