Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.05.2022)
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.05.2022)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Письмо в пфр об отсутствии стажа. Какой смысл сопроводительного письма в ПФР? Как правильно написать и оформить пояснительный текст? Не пропустите: главные изменения в кадровой работе
В продолжение темы об оформлении пенсии работника и роли работодателя в этом оформлении на вопросы эксперта нашего журнала ответила заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области Прыгова О.И.
— Ольга Игоревна, по просьбе будущего пенсионера работодатель обязан подать на него в ПФР форму СЗВ-СТАЖ. Но возможно, что сотрудник, который собирается выходить на пенсию, ничего об этом не знает и поэтому не попросил подать на него форму СЗВ-СТАЖ. Получается, что в таком случае представлять отчет не нужно?
Да, это так. Работодатель обязан подать форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии», если сотрудник, выходящий на пенсию, подал заявление с такой просьбой. Представить в ПФР этот отчет работодателю нужно в течение 3 календарных дней с момента получения заявления.
— Но ведь отсутствие у ПФР данных о стаже за текущий год отразится на размере пенсии работника. Особенно если на пенсию он выходит в конце года.
Получается, работодателю самому стоит предложить сотруднику написать заявление о представлении формы СЗВ-СТАЖ? Или, может быть, ПФР при назначении пенсии запросит у работодателя сведения о стаже будущего пенсионера за текущий год по форме СЗВ-СТАЖ?
Нарушения или ущемления пенсионных прав лица, выходящего на пенсию, при отсутствии этой формы не произойдет. Ведь форма СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» — межотчетная форма, представляемая на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.
Как уже было сказано выше, эта форма подается работодателем по заявлению самого будущего пенсионера. ПФР такие сведения не запрашивает. В то же время по итогам года на всех сотрудников работодатель должен будет подать сведения о стаже за год в форме
СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». То есть такие сведения будут поданы также и на работника, оформившего пенсию, независимо от того, представлялась ли на него межотчетная форма для назначения пенсии.
— Ограничены ли сроки, в которые будущий пенсионер может обратиться к работодателю за формой СЗВ-СТАЖ?Например, заявление о назначении пенсии может быть представлено в ПФР не ранее чем за месяц до достижения пенсионного возраста гражданином. А нужно ли выполнять просьбу работника о представлении формы СЗВ-СТАЖ, если сотрудник достигнет пенсионного возраста, скажем, только через 2 месяца?
Сроки обращения будущего пенсионера к работодателю с заявлением о представлении в ПФР формы СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» законодательством не предусмотрены. Поэтому представить форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» в течение 3 календарных дней с момента получения заявления от работника стоит и в случае, если право на пенсию у него возникнет только через 2 месяца.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Что будет за несоблюдение сроков?
Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ. В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.
Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.
- если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
- если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
- если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.
ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.
Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010):
• переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов
Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);
• переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);
• переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);
• переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).
Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов
- Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
- Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
- Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.
Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:
- сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
- текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
- текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.
Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.
Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:
- Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
- Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
- Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».
Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.
При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:
- В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
- Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
- После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
- Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
- В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
- Затем следуют отметки о приложениях;
- Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.
Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.
— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.
По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:
- канала отправки сообщения;
- получателя.
В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.
В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:
- написанные вручную;
- электронные;
- передаваемые на бумаге.
При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.
ИсключениеЕдинственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Что будет за несоблюдение сроков?
Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ. В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.
Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.
- если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
- если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
- если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.
Где получить сведения о доходах для начисления пенсионных выплат?
Пенсия по старости для мужчин наступает при достижении возраста 60 лет, для женщин — 55 лет. Но некоторые профессии (льготные) подразумевают выход на пенсию в более раннем возрасте.
Справка о средней заработной плате работника для назначения пенсии по старости запрашивается в бухгалтерии организации.
Как правило, сотрудник предпенсионного возраста лишь в устной форме просит справку. Такая практика применяется в небольших компаниях, на крупных предприятиях оформляется еще и соответствующее заявление.
Форма справки о зарплате для ПФР каждое предприятие может разработать самостоятельно, также допускается заполнение по уже существующему документу, взятому у другой организации в качестве основы.
Заполненную справку подписывает руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, начальник предприятия.
Если организация ликвидировалась, необходимо направить письменное обращение в архивный отдел, принявший бумаги снятой с учета компании, и оформить выписку из документов по заработной плате.
Форма справки для Пенсионного фонда известна работникам архива, они помогают собирать необходимые документы для назначения пенсии.
Не всегда сотрудник архива может составить справку по утвержденной форме, но он вправе сам заполнить документ согласно имеющимся у него сведениям.
Дополнительно на нашем сайте вы можете скачать образцы справок о заработке:
Особенности счета на оплату в 2021 году
Оформление счета на оплату относится к обычаям делового оборота в РФ. По обыкновению документ оформляется на бланке организации, где указаны реквизиты получателя средств, а покупатель на основании счета переводит оплату.
- название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
- индивидуального предпринимателя;
- юридический или фактический адрес отправителя счета;
- ИНН (для ИП) и ИНН и КПП (для ООО);
- предмет договора (товар, услуги, работы);
- количественное выражение предмета;
- цена за единицу предмета;
- общая сумма сделки;
- валюта сделки (рубли);
- реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
- подписи ответственных лиц.
Главные требования к сопроводительному письму
Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:
- предельная лаконичность: «растекаться мыслию по древу» в деловой переписке недопустимо, в идеале время чтения письма не должно превысить 10 секунд, а расположение на листе А4 – половины объема;
- емкость: все сведения в письме должны быть полезны для работодателя, «вода», нагоняющая объем, существенно «снимает баллы» с соискателя;
- стиль: бизнес-информация требует делового стиля с его выдержанной структурой, простыми конструкциями, не загроможденными придаточными частями, отсутствием фамильярности и излишней эмоциональности (последнее допустимо в компаниях определенной направленности, например, творческих, но их доля на рынке сравнительно не велика);
- личностный подход: нужно сочетать живой и легкий стиль с требованиями делового, стоит писать, как бы «беседуя» с рекрутером;
- уникальность: помните, что ваше письмо должно отличаться от многих подобных, так же, как и вы – от множества остальных соискателей, причем ваша уникальность должна быть в рамках требований компании;
- актуальность: не используйте дополнительную информацию, бесполезную для вашего нанимателя;
- конкретика: измеримые величины (цифры, сроки, количество проектов, процентное соотношение и т.п.) придают любой информации вес и достоверность;
- рекомендации: у вас их и так, вероятнее всего, попросят на собеседовании, но если вы предвосхитите просьбу рекрутера, это придаст вашему резюме дополнительный вес.
Сопроводительное письмо к уточненной декларации
К уточненным декларациям, как правило, прикладывают сопроводительные письма. Правда, Налоговый кодекс к этому не обязывает. Но на практике инспекторы настоятельно реко мендуют составлять эти письма, и даже бывает, что без них отказывают в приеме «уточненок».
Сопроводительное письмо можно составить на бланке компании в произвольной форме. Но инспекторы обычно хотят видеть в письме информацию, которая нужна им самим для удобства в работе.
Во-первых, проверяющие обычно настаивают, чтобы в письме были названы причины, по которым компания корректирует сумму налоговых обязательств. Ее можно конкретизировать («не включен в состав выручки доход по дого вору реализации полимерной продукции»). Можно ограничиться более общей формулировкой — «сумма налога на прибыль занижена из-за того, что занижен показатель выручки от реализации». Иногда пишут просто «из-за технической или арифметической ошибки». Закономерность такая: чем серьезнее ошибка, тем больше нужно подробностей.
Во-вторых, в письме стоит упомянуть те строки декларации, которые поправлены. Это нужно инспекторам для введения отчетности в базу и для «камералки». Но если количество уточняемых показателей значительное, то можно ограничиться только итоговой суммой исчисленного налога и задол женности, которая доплачивается. Или суммой, на которую налог уменьшается. В последнем случае вместе с уточненной декларацией можно подать заявление на зачет или возврат.
Наконец, если в «уточненке» сумма налога к уплате больше, чем в первоначальной декларации, то в сопроводительном письме есть смысл назвать реквизиты платежек на перечисление налога (аванса) и пеней. А еще лучше — приложить к письму копии этих платежек. Тогда вопрос о штрафе сразу отпадет (п. 4 cт. 81 HK РФ).
Сопроводительное письмо безопаснее подписать у руководителя компании и заверить печатью. Правда, некоторым инспекциям достаточно только подписи главбуха.
Пошаговое инструкция по заполнению
Сопроводительная записка к доверенности должна выглядеть таким образом:
- В правом верхнем углу листа пишется номер ИФНС, город, инициалы и фамилия руководителя, занимаемая должность. Если письмо составляется не на фирменном бланке, указываются также реквизиты отправителя.
- В левом верхнем углу указывается исходящий номер и дата составления. Если письмо является ответным, то обязательно указание номера запроса и даты его составления.
- По центру листа указывается наименование документа. Название должно выражать суть письма. В данном случае письмо нужно назвать «О направлении доверенности».
- Отступив несколько строк от названия, необходимо написать текст-пояснение. Первые слова должны быть «Направляем в Ваш адрес» или «Предоставляем Вам доверенность». Далее нужно указать все реквизиты доверенности и информацию о доверенном лице.
- Отступив несколько строк от основного текста, слева нужно указать должность уполномоченного лица. На той же строке посередине листа необходимо поставить подпись лица и печать организации. Справа должна находиться расшифровка подписи.
- В левом нижнем углу письма размещается информация об исполнителе.
Пункты 1, 2, 5 и 6 едины для всех видов сопроводительных писем.