Как правильно заполнить трудовую книжку — полное руководство

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить трудовую книжку — полное руководство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Корректировки в титульном листе

В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.

Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:

1. произошла смена фамилии (например, после замужества);
2. получен диплом о дополнительном образовании;
3. поменялась профессия или специальность.

Порядок внесения новых данных при этом будет разным:

• старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
• новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.

Внешнее совместительство

Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).

Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке:

• столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
• столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.

Запись в ТК при увольнении

На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.

В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:

1. “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
2. “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.

Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:

• по собственному желанию;
• по соглашению сторон;
• из-за закрытия ООО или ИП;
• из-за нарушения дисциплины;
• по сокращению штата;
• в связи со смертью работника, и т.д.

Общие правила заполнения трудовой при её оформлении

Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Основные правила следующие:

• На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
• Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
• Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
• В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
• Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Заполнение трудовой книжки по новым правилам: важные изменения и 15 возможных ошибок

«Секретарь-референт» №4 2022 / Отдел кадров

Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек. И опираясь на новый Порядок, дадим рекомендации, как их исправлять.

С 1 сентября 2021 года применяется новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек[1]. На первый взгляд, он очень похож на прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] и Инструкцию по заполнению трудовых книжек[3], однако отличия все же есть. Рассмотрим основные изменения и возможные ошибки.

Некоторые ошибки, допускаемые при внесении записей в трудовые книжки, прокомментирует И.В. Журавлева, эксперт по трудовому законодательству.

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Ошибки на титульном листе

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Основные правила:

• Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.

• Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.

• Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.

• Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.

Как исправлять ошибки на титульном листе:

• Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.

• На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).

• Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

• порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
• при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
• не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Вносим сведения о работе

Первым делом обратите внимание, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 февраля 2013 г., то в трудовой книжке делается запись: «12.02.2013».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» (п. 1.1 Инструкции).

Следующее общее правило — все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Коротко расскажем о наиболее часто встречающихся ошибках при внесении сведений о работе.

Запись о приеме на работу

Итак, вы заключили трудовой договор, издали приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника. Теперь можно делать запись в трудовую книжку. В ней указываются не все условия и сведения, содержащиеся в приказе о приеме на работу, а только структурное подразделение (если условие о нем включено в трудовой договор), наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу. Иные условия, в том числе об испытательном сроке, о характере работы, не указываются в трудовой книжке.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции сперва в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Довольно часто это требование игнорируется — кадровики вносят в заголовок сведения либо о полном, либо о сокращенном наименовании предприятия (организации, учреждения). Это ошибка.

Ниже наименования организации производятся следующие записи:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная — если вы принимаете работника и это его первое рабочее место, то ваша запись будет иметь порядковый номер «1», если у работника это не первое рабочее место, то порядковый номер вашей записи будет следующим за предыдущим);
• в графе 2 — дата приема на работу;
• в графе 3 — запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии (и квалификации);
• в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокол собрания участников общества), согласно которому сотрудник принят на работу.

Остановимся на графе 4 подробнее. Иногда кадровики неверно указывают дату приема на работу, указывая вместо нее дату издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. А это неверно, ведь данным документом может быть установлена иная дата приема на работу, нежели дата издания самого приказа (распоряжения).

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, согласно штатному расписанию организации. Если по закону с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками. То есть, принимая на работу электрогазосварщика, именно так и нужно записать наименование должности, поскольку именно оно содержится в Списке N 1 (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 «Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»), определяющем возможность досрочно уйти на пенсию. Иногда неопытные кадровики указывают «газоэлектросварщик» или просто «сварщик», лишая таким образом работника права на досрочное назначение трудовой пенсии.

Приведем пример записи о приеме на работу.

Сведения о работе по совместительству

В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого (внешнее совместительство).

Совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), причем количество работодателей, с которыми могут заключаться такие договоры, законодательством не ограничено.

На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. Такая запись производится на основании документов, подтверждающих совместительство, — надлежаще заверенной копии приказа или справки.

Особенностью записи о работе по совместительству является то, что в графе 3 обязательно должно быть указано: работник принят именно по совместительству. А вот при приеме на основное место работы делать соответствующее уточнение не нужно.

Отметим, что запись о совместительстве может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на основное место работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем заключил трудовой договор по основному месту работы.

Пункт 3.1 Инструкции устанавливает следующий порядок внесения записи о работе по совместительству:

• в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В настоящее время сложилась определенная практика внесения таких записей в трудовые. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно указывают наименование должности, по которой работник трудится по совместительству. Конечно, Инструкцией это не предусмотрено, однако, полагаем, это не будет ошибкой. Приведем пример такой записи.

ГЛАВА 6 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О ПОДГОТОВКЕ, ПОВЫШЕНИИ КВАЛИФИКАЦИИ, СТАЖИРОВКЕ И ПЕРЕПОДГОТОВКЕ

49. Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке (далее – обучение) работника в период работы у данного нанимателя вносятся в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки.

50. При внесении в трудовую книжку сведений об обучении в графе 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в графе 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 – дата начала и окончания периода обучения, в графе 3 – наименование учреждения дополнительного образования взрослых, иного учреждения образования, организации, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы дополнительного образования взрослых, в графе 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.

Похожие записи:

• Ходатайство о вызове свидетеля
• Выделенная мощность электроэнергии на дом
• Сохраняются ли льготы для многодетных семей на проезд в электричках в 2023 году