Проверки ГИТ в 2021 году: новые правила и сроки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проверки ГИТ в 2021 году: новые правила и сроки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20 000-25 000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.

В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.

И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Ход и результаты проверки

В течении 10 рабочих дней работодателю нужно предоставить запрошенную трудовым инспектором информацию и документы. Предоставляются заверенные копии.

По результатам проверки инспектор составляет акт, в котором отражает выявленные нарушения и виновных в нарушении лиц. С этим актом работодателя обязаны ознакомить. Инспектор составят предписание о необходимости устранения нарушений в определённый срок.

Вовремя устраненные нарушения позволяют в ряде случаев избежать штрафа и получить предупреждение.

Важно: ГИТ необходимо проинформировать об исполнении предписания и приложить копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, будет назначена повторная внеплановая проверка.

Если нарушения не удалось устранить в указанный срок, нужно отправить в трудовую инспекцию ходатайство о продлении срока – не позже, чем за 5 рабочих дней до наступления указанной в предписании даты. Есть вероятность, что срок будет продлен.

Основные изменения в трудовом законодательстве с 2023 года:

• новая форма уведомления о приеме и увольнении в Социальный фонд России,
• уведомление о заключении и прекращении ГПД,
• новые правила работы портала «Работа в России»,
• рост МРОТ до 16 242 руб.,
• послабления за нарушение правил персонифицированного учета,
• продлена программа субсидирования найма безработных граждан,
• взносы на ОМС необходимо уплачивать за временно пребывающих иностранцев, ДМС надо оформлять специалистам высокой квалификации-иностранцам,
• новые требования для правил и инструкций по охране труда,
• вводятся трудовые книжки нового образца

Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.

Сообщите письмом в ГИТ, что исполнили предписание и приложите копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, вам назначат повторную внеплановую проверку.

Если не можете устранить нарушение в срок, направьте в ГИТ ходатайство о продлении. Это нужно сделать не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока, который указан в предписании. В ходатайстве пропишите причины задержки и перечислите, что уже выполнили. В этом случае ГИТ может продлить срок.

Какими бывают проверки

Прежде всего, приведем перечень основных нормативных актов, регулирующих вопрос проведения проверок инспекцией труда:

1. ТК РФ (ст. 360);
2. Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее – Закон № 294-ФЗ);
3. Административный регламент исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденный приказом Минтруда России от 30.10.2012 № 354н (далее – Регламент);
4. Методические рекомендации по планированию государственными инспекциями труда в субъектах Российской Федерации мероприятий по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденные приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее – Методические рекомендации).

По своему характеру проверки государственной инспекцией труда подразделяются на плановые и внеплановые.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Мораторий на проверки трудовой инспекции не означает, что права сотрудников можно нарушать и не выплачивать им вовремя зарплату. Работодатель обязан соблюдать законодательство. Если кто-то из персонала подаст жалобу, и прокуратура одобрит проведение внеплановой проверки, то инспекция в первую очередь запросит следующие документы:

• коллективный договор и правила внутреннего распорядка;
• табели учета рабочего времени;
• график отпусков;
• трудовые книжки, личные карточки, приказы о назначении на должность;
• документы, связанные с оплатой труда;
• больничные листы.

Внеплановые проверки работодателей

Внеплановые проверки осуществляются без предварительного оповещения работодателей, а потому часто являются неожиданными для них.

Список оснований, по которым проводятся внеплановые проверки трудовой инспекцией, установлен в Законе от 31.07.2020 г. № 248-ФЗ. В частности, к ним относятся такие:

• наличие у трудовой инспекции информации о нарушениях, допущенных работодателем. К примеру, в ГИТ поступила жалоба или обращение, что работодатель своими действиями создал потенциальную угрозу жизни или здоровью сотрудников. Эта информация может поступать от иных компаний, физлиц, правоохранительных органов и т.п.;
• поручение Президента РФ или Правительства РФ об осуществлении в отношении работодателя внеплановой проверки;
• требование прокуратуры провести контрольное мероприятие по поступившим в ее адрес материалам или обращениям;
• истечение срока исполнения решения госорганов об устранении нарушения, которое было обнаружено ранее;
• поступление от работодателя сведений об устранении нарушений требований по вопросам лицензирования деятельности, аккредитации, сертификации, включения в реестр и т.п. В данной ситуации внеплановая проверка проводится только как оценка устранения выявленных нарушений.

Новые способы контроля работодателей

При проведении контрольного мероприятия (планового или внепланового) инспекторы могут применять документарные или выездные проверки. В данном случае нет никаких изменений в части механизма осуществления контроля. Однако при этом сократили сроки проведения этих проверок.

Но теперь трудовая инспекция может использовать новые способы контроля работодателей в сфере трудовых правоотношений — инспекционный визит и рейдовый осмотр.

Инспекционный визит представляет собой краткосрочную проверку в течение 1-го дня, проводимую на территории работодателя. В ходе данного контрольного мероприятия проводится осмотр производств и помещений, осуществляется опрос сотрудников и начальства, а также получение письменных пояснений и истребование документации. Инспекционный визит не предусматривает предварительное уведомление работодателя о его проведении, однако он должен обеспечить беспрепятственный доступ сотрудников трудовой инспекции к своей территории.

Рейдовый осмотр представляет собой краткосрочную проверку работодателей, находящихся на конкретной территории. К примеру, это может быть район муниципального образования или областного центра. При проведении рейдового осмотра специалисты ГИТ имеют право не только проводить осмотр, но и опрашивать работников, получать письменные объяснения, требовать документы для проверки и назначать экспертизу.

При рейдовом осмотре работодатели должны обеспечить специалистам ГИТ доступ к производственным объектам и помещениям (исключение — жилые), которые указаны в решении о проведении рейдового осмотра.

Важно! Инспекционный визит и рейдовый осмотр имеют только внеплановый характер. Данные контрольные мероприятия осуществляются по согласованию с прокуратурой, а работодателей уведомлять не требуется.

Кого будут проверять в 2023 г.

Перечень компаний, подлежащих плановой проверке в 2023 г., опубликован на сайте Федеральной службы по труду и занятости (Роструда). Данный перечень составлен в разрезе субъектов РФ. Периодичность подобных проверок зависит от группы риска, к которой относится компания. Присвоение организации определенной категории риска осуществляется согласно Правилам, которые утверждены Постановлением Правительства от 17.08.2016 № 806.

Определить свою группу риска работодатель может заранее, найдя свою организацию в соответствующем разделе на сайте Роструда по ее наименованию или ИНН. Рассмотрим, с какой периодичностью проводятся проверки трудовой инспекцией при соответствующей категории риска

Этап 1. Что готовить на проверку

ГИТ перед проверкой присылает большой список документов, которые собирается проверять, в нем насчитывается более 70 пунктов. Разделим их на блоки по темам:

1. Уставные документы.
2. Документы по оплате труда.
3. По кадровому учету:
   трудовые договоры и доп. соглашения;
4. штатное расписание и изменения к нему;
5. графики отпусков;
6. приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
7. личные карточки;
8. трудовые книжки и журналы их учета;
9. локальные нормативные акты (ЛНА).
10. По охране труда (ОТ):
    регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
11. инструкции по ОТ;
12. журналы вводного и первичного инструктажа;
13. документы по медосмотрам, обучению;
14. карточки выдачи средств защиты и др.
15. Документы на иностранных работников.

Список иногда расширяют в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Порядок проведения проверки трудовой инспекцией

Весь процесс проверки состоит из нескольких этапов:

1. Оповещение. О плановой выездной или документарной проверке инспекция уведомляет работодателя не позже чем за трое суток, посредством отправления ему под роспись копии распоряжения о проведении проверки. Со своей стороны проверяемый вправе запросить полную информацию об органах и их служащих, которые будут осуществлять проверку, и регламент с подробным порядком контрольных мероприятий. Даже о внеплановой проверке предпринимателя обязательно должны предупредить письмом за сутки до ее начала.
2. Проверка документов, выездная проверка трудовой инспекцией. Обычно проверка начинается с запроса копий интересующих инспекцию документов, но бывает, что первой осуществляется проверка выездная. Начинать работу инспектор должен с предъявления индивидуального удостоверения и приказа о проверке, которое вы получали ранее в качестве уведомления. Законной будет только та инспекция, которую проводит лицо, указанное в распоряжении на проведение проверки.

Максимальная длительность проверки:

Основания для проверки трудовой инспекцией

Проверки трудовой инспекцией, как и большинство других проверок, могут быть плановыми или внеплановыми.

Под плановую проверку трудовой инспекцией может попасть любая организация, для внеплановой нужны более веские основания.

Итак, поводом для проведения инспекции могу стать:

1. Плановая проверка может иметь в основе один из поводов:

• Работодатель зарегистрировался или начал вести предпринимательскую деятельность 3 года назад;
• 3 года назад закончилась предыдущая проверка.

Согласно действующему на территории России мораторию на проверки малого бизнеса, до конца 2018 года попадающие под действие закона предприятия были освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией. В настоящее время Минэкономразвитию и Генеральная прокуратора, по поручению Правительства, разрабатывают поправки в законодательство, предусматривающие продление данного моратория на срок до 2022 года.

График проверок на 2021 год уже представлен на сайте генпрокуратуры.

1. Толчком для внеплановой проверки (ограничения по частоте таких проверок законом не предусмотрено) может стать:

• Окончание срока исполнения предписания с прошлой проверки;
• Выход приказа на основании поручения прокуратуры;
• Задержка работодателем заработной платы, а также выдача ее не в полном объеме;
• Начисление зарплаты ниже предусмотренного законом минимума;
• Нарушение Трудового Кодекса РФ, вызвавшее угрозу здоровью сотрудников;
• Поступление жалоб от сотрудников о нарушении их прав, указанных в ТК РФ или запроса на проверку условий труда (инспекция не рассматривает анонимные обращения, но действовать она должна конфиденциально, не афишируя, по чьей жалобе проверка организована).

Освобождение от плановых проверок ГИТ в 2022 году

С 8 марта 2022 года вступает в силу Закон № 46-ФЗ о поддержке бизнеса и граждан в условиях внешнего санкционного давления. В числе прочего он изменяет ст. 26.2 Закона № 294-ФЗ, которая устанавливает особенности проведения надзорных проверок в отношении субъектов малого и среднего предпринимательства.

Согласно поправкам МСП освобождаются до конца 2022 года от плановых визитов государственных инспекторов, но с ограничениями. Предприниматели с присвоенной категорией риска под «индульгенцию» не попадают.

Справочно. Работодатели без присвоенной категории риска относятся к низкой категории. По ним плановые проверки не проводятся.

По Закону 46-ФЗ повезло только аккредитованным ИТ-компаниям. По закону № 46-ФЗ они освобождаются от плановых проверок без всяких условий до 31 декабря 2024 года.

Однако Правительство РФ продлило в 2022 году мораторий на плановые проверки трудовой инспекции для всех предпринимателей. Смотрите Постановление от 10.03.2022 № 336. От внеплановых проверок, например, по жалобе работника, ПП 336 не освобождает.

Документы, которые необходимо представить к проверке

В регламенте закреплен перечень документов, которые могут потребовать при проверке ГИТ (пункт 13 регламента).

Перечень закрытый, но достаточно обширный. В целом, документы, которые потребуется представить к проверке можно выделить в следующие группы:

1. Уставные документы.

2. Документы по оплате труда.

3. По кадровому учету:

• трудовые договоры и допсоглашения;
• штатное расписание и изменения к нему;
• графики отпусков;
• приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
• личные карточки;
• трудовые книжки и журналы их учета;
• локальные нормативные акты (ЛНА).

4. По охране труда (ОТ):

• регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
• инструкции по ОТ;
• журналы вводного и первичного инструктажа;
• документы по медосмотрам, обучению;
• карточки выдачи средств защиты и другое.

5. Документы по защите персональных данных.

6. Документы по специальной оценке условий труда.

С высокой долей вероятности при осуществлении контрольных мероприятий инспекторы будут обращать внимание на следующее:

• Задолженность по заработной плате.
• Обоснованность расчета заработной платы и своевременность всех выплат.
• Наличие трудового договора и его соответствие требованиями ТК РФ.
• Наличие локально-нормативных актов, регламентирующих расчет заработной платы, штатного расписания, графика отпусков.
• Индексация заработной платы.
• Охрана труда и специальная оценка условий труда.

Какие документы рекомендуется иметь

Кроме того, вы можете продемонстрировать инспектору по труду документы, которые необязательны, но являются не менее важными в целях соблюдения трудовых прав работников. К документам необязательным, но которые все же рекомендуется иметь, можно отнести:

1. журналы по кадровому учету (журналы регистрации и учета трудовых договоров, листков нетрудоспособности, приказов и т.п.);
2. журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами организации (или соответствующие расписки работников);
3. личные дела работников с иными документами помимо копий обязательных документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ (в этом случае с работника надо взять письменное согласие на обработку его персональных данных):

• личное заявление о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.п.;
• фотография;
• копия свидетельства о присвоении ИНН;
• копия свидетельства о рождении ребенка;
• копия документа о заключении (расторжении) брака;
• аттестационные листы;
• иные документы (копии документов) на усмотрение организации;

1. положения о структурных подразделениях;
2. должностные инструкции;

Как правило срок проверки не должен превышать 20 рабочих дней. Для малых предприятий общий срок для плановых проверок в течение года не должен превышать:

• 15 часов – для микропредприятий;
• 50 часов – для малых.

Продляют продолжительность проверки только в исключительных случаях. При этом срок, на который проверка может быть продлена не должен превышать 20 рабочих дней, для малых компаний – 50 часов, а для микро – 15 часов. Необходимость в увеличении срока проверки возникает если:

• требуется проведение сложных и длительных исследований и/или испытаний;
• требуется проведение расследования и/или экспертизы.

Для каждого структурного подразделения компании срок для проведения проверки устанавливают отдельно.

Возможно также приостановление проверки, например, если им требуется получить документы путем взаимодействия между госорганами. Срок, на который может быть приостановлена проверка не должен превышать 10 рабочих дней. Приостановить проверку можно только один раз, повторно останавливать ее нельзя.

Похожие записи:

• Абхазия для россиян 2023: правила въезда, визы, ПМЖ, документы, жилье, работа
• В Москву! В Москву!.. Миграция россиян внутри страны обнуляет регионы
• Инспекция Федеральной налоговой службы г. Москвы