Расчет отпускных: как не допустить ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных: как не допустить ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.

Правила расчета отпускных.

При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Как определить расчетный период

За расчетный период берут 12 месяцев, предшествующих наступающему месяцу ухода в официальный отпуск.

Если период для расчета составляет меньше 12 месяцев, то расчет исчисляется по фактически отработанному времени на предприятии.

В случае, если начало отпуска совпадает с месяцем трудоустройства, то в расчёт тоже принимается по факту отработанное время.

Если сотрудник по месту работы в период расчетных 12 месяцев, по официальным причинам не получал зарплату, в качестве расчетного периода всё равно берутся только последние месяцы, за которые была зарплата.

Порядок предоставления отпусков

Отпуск предоставляется работникам в соответствии с положениями главы 19 ТК РФ «Отпуска».

На основании ст. ст. 114 и 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Однако, согласно ТК РФ, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ) составляет 28 календарных дней.

Таким образом, за год работы каждый сотрудник имеет право как минимум на 28 календарных дней отпуска. Соответственно, за каждый отработанный месяц сотрудник получает право на 2,33 отпускных дня (28 дней/12 месяцев).

Из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются (ст. 121 ТК РФ):

• время отсутствия работника без уважительных причин.
• время отпусков по уходу за ребенком.

Общая формула расчета

Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.

Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.

Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.

100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 рубля

А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход и пропущенные дни.

Общая формула расчета отпускных выглядит так:

Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска

Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:

Рассчитать, сколько дней отработано

При расчете учитывают время фактической работы, выходные, праздники или дни, которые работник взял за свой счет, если их было не больше 14. Дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие этот лимит, в расчет не включаются. Если работника незаконно отстранили от работы или уволили, но потом восстановили, дни вынужденного прогула также входят в стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В отработанные дни не входит время, когда вы не работали — как с сохранением зарплаты, так и без оплаты: были в отпуске, в том числе по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, получали пособие по беременности и родам или отсутствовали на работе без уважительных причин.

Количество отработанных дней = 29,3 х Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью

Коэффициент 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью находят так:

(Общее количество дней в месяце — количество неотработанных дней) / Общее количество дней в месяце х 29,3

Николай собирается в отпуск с 1 августа на 28 дней. За последний год он уходил на недельный больничный в апреле и в оплачиваемый отпуск на 28 дней в сентябре.

Николай отработал 10 полных месяцев.

Количество полных месяцев: 10

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью:

сентябрь: (30 − 28) / 30 × 29,3 = 1,95

апрель: (30 − 7) / 30 × 29,3 = 22,46

Количество отработанных дней = 10 месяцев х 29,3 + 1,95 + 22,46 = 317 дней

Исключаемое время из расчётного периода

• дни в командировке, оплачиваемом и неоплачиваемом отпуске;
• больничные по временной нетрудоспособности и беременности и родам;
• дополнительные выходные дни для ухода за детьми инвалидами и инвалидами детства;
• дни простоя работы сотрудника (по причинам зависящим от организации и не зависящим) и освобождения с полной или частичной оплатой.

См. пункт 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24декабря 2007г. №922

Пример: Определим расчетный период для отпускных, при следующих условиях:

1. Сергеев М.Н. в течение нескольких лет работает маркетологом в ООО «Космос». Сотрудник согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный отпуск с 15 июля 2017 года.

2. Сотрудник в 2016 году уходил в неоплачиваемый отпуск с 10 ноября по 21 ноября.

3. С 22 ноября по 30 ноября 2016 года Сергеев уезжал в командировку в Москву.

4. В период командировки и болезни сотруднику выплаты производились из расчета средней заработной платы. Бухгалтер из расчетного периода (с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года) исключает дни в отпуске и командировке.

Следовательно, расчетным периодом будет временной промежуток с 1 июля 2016 года по 9 ноября 2016 года и с 1 декабря 2016 по 30 июня 2017. Из расчетного периода не исключается время, когда сотрудник находился под арестом. В этом случае сотрудник не освобождается от работы, поэтому этот период из расчетного не исключают. Исключением будет отдельное решение руководства организации. Смотрите пункт 5 положения Правительства РФ 24.12.2007 г. No 922 Из расчетного периода не исключаются выходные и праздничные дни. При условии, что в эти дни работник не болел и не был в отпуске. Даже если до и после праздничных и выходных дней сотрудник болел или находился в командировке, эти дни включаются в расчетный период для расчета отпускных. (См. Письмо Минтруда России от 15 октября 2015 года №14-1/В-847).

Пример: Определим расчетный период для расчета отпускных, при следующих условиях:

• Лукина О.В. два года работает в ООО «Радуга» в должности финансового директора. Сотруднице с 28 июня 2017 года предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 14 дней.
• Сотрудница болела до майских праздников и после. Лукина предоставила два больничных листа о временной нетрудоспособности.
• Больничный лист с 2 мая по 5 мая 2017;
• Больничный лист с 10 мая по 25 мая 2017.
• Период с 1 июня 2016 года по 31 мая 2017 года — расчетный для начисления отпускных.

Исключаем из этого периода временные промежутки в которые сотрудница болела. Но праздничные дни ( с 6 по 9 мая 2017 года) входят в расчетный период. При расчете отпускных бухгалтер в расчетный период включил:

• с 1 июня 2016 года по 1 мая 2017 года;

• с 6 по 9 мая 2017 года;

• с 26 мая по 31 мая 2017 года.

Срок начисления отпускных

Отпускные должны быть начислены не менее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Если отпуск начинается с понедельника, то сделать это бухгалтер должен не позднее среды предшествующей недели.

Внимание! Отпуск, который начинается с 1 числа следующего, месяца должен быть рассчитан не позднее, чем за 3 дня до окончания предшествующего.

Если сотрудник получает фиксированную заработную плату, то начисление очередного отпуска проблем не вызывает. Предшествующий месяц просто закрывается как полностью отработанный.

Но, как рассчитать отпускные работнику, заработная плата которого не постоянна? В этом случае расчет тоже сделать досрочно, ориентируясь на средние данные. Ведь в законодательстве не предусмотрено никаких запретов на это. Однако тогда бухгалтеру возможно после возвращения работника придется пересчитать его отпускные.

Отпускные и начисленные с них страховые взносы также должны быть в предшествующем месяце.

Срок уплаты НДФЛ с отпускных

В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц — при получении доходов в денежной форме.

Следовательно, датой фактического получения дохода в виде отпускных признается дата их выплаты наличными либо перечисления на банковскую карточку работника (письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139, от 26.01.2015 N 03-04-06/2187, от 17.01.2017 N 03-04-06/1618, от 28.03.2018 N 03-04-06/19804).

Пунктом 1 ст. 226 НК РФ установлено, что работодатели, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ.

На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Согласно абзацу 2 п. 6 ст. 226 НК РФ при выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Следовательно, НДФЛ с отпускных сумм организация обязана исчислить и удержать при их фактической выплате, а перечислить в бюджет — не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. Поскольку в данном случае выплата отпускных имела место в июле, перечислить НДФЛ в бюджет следует не позднее 31 июля 2020 года (письма Минфина России от 28.03.2018 N 03-04-06/19804, от 17.01.2017 N 03-04-06/1618).

При этом даты признания расходов по налогу на прибыль организаций, установленные в главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, для целей налога на доходы физических лиц значения не имеют (письмо Минфина России от 28.08.2019 N 03-03-07/66078).

Где прописаны правила по отпускным

Всем, кто работает по трудовым договорам, соглашениям и контрактам, предоставляется гарантированное время отдыха. Минимальная продолжительность равна 28 дням. Но только за полностью отработанный календарный год. А вот сотрудникам, которые оформлены по договорам ГПХ, авторского заказа и подряда, оплачиваемый отдых не положен.

По сути, отпуск — это оплачиваемое время отдыха. Причем порядок и принципы оплаты закреплены на законодательном уровне:

1. Глава 19 ТК РФ — в части продолжительности, условий оплаты, сохранения рабочего места. Норматив содержит положения как об основном трудовом, так и о дополнительных отпусках.
2. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 10.12.2016) — в части исчисления среднего заработка.
3. Письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351 — в части определения показателей фактически отработанного времени при отклонениях от стандартного режима.

Законодательные акты и рекомендательные ведомственные письма устанавливают лишь общие положения о предоставлении отдыха. Конкретные значения, порядок оплаты и прочие факторы устанавливаются в организации в индивидуальном порядке. Нормативы должны быть прописаны в трудовом договоре с работником, в коллективном договоре, а также в иных локальных распоряжениях учреждения.

Расчетный период для отпуска

Какая будет продолжительность расчетного периода для отпуска зависит в первую очередь от того, какое время в организации проработал сотрудник. Но в любом случае, больше, чем 1 год, данный период быть не может.

Например, сотрудник начал трудиться в организации более, чем год назад. Расчетный период тогда будет равен 12 месяцам до его ухода в отпуск. Месяц в расчет берут календарный, полный, с 1 по последнее число.

Когда сотрудник собрался в отпуск, отработав меньше 1 года, то за расчетный период принимают все то время, которое он трудился в организации.

И в расчет период включается следующим образом: с первого рабочего дня по последнее число месяца, который предшествует началу отпуска.

Организация также вправе самостоятельно устанавливать расчетный период. Прописать это нужно в локальном документе организации, например, в коллективном договоре. Например, работодатель может установить расчетный период, равный не 12, а 6 месяцам. ТК это не запрещено, но если соблюдается следующее условие: Рассчитанные исходя из такого расчетного периода отпускные не должны быть меньше рассчитанный по общим правилам.

Согласно трудовому кодексу, каждый работник РФ имеет право на 28 дней оплачиваемого отпуска. По желанию работника, этот период может быть разделен на части, при этом минимальная часть всего отпуска не может быть менее двух недель. Также есть ряд льготных категорий и специальностей, где работникам положены дополнительные дни к отпуску. В зависимости от правового основания, они могут быть оплачиваемыми или оформленными за свой счет.

Если на период отпуска выпадают праздничные дни, которые считаются государственными, то отдых продлевается на это количество дней. Работник имеет право перенести дату запланированного отдыха, но сделать это можно не более двух раз за год. При увольнении сотрудника, если у него есть неоформленный отпуск, то работнику полагается выплата компенсация за эти дни.

Определение расчетного периода

Учитывая то, что начисление должно произойти еще до момента полной выработки отчетного периода, расчет следует производить по среднему. Бухгалтер должен рассчитать среднюю заработную плату за последние 12 месяцев. Если работник проработал только полгода, то средний показатель рассчитывается за 6 месяцев.

При расчете отпускных учитывается средняя годовая зарплата

Если работник уходит на отдых с 1 июля 2021 года, то периодом, который по среднему будет взят за основу для расчета, станет 1.07.2018 по 30.06.2019. Есть еще один нюанс законодательной базе, который может вызвать вопросы. Если первое число приходится на государственный праздник. Как в данном случае рассчитывать пособие? Это положение регулируется 136 статьей ТК (8 часть), которая предусматривает такую ситуацию. Если отпуск совпадает с праздничным днем, то выплату необходимо произвести накануне.

Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск

Минимальная продолжительность отпуска составляет 28 ТК РФ Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков дней в год. Их нужно отгулять обязательно.

В исключительных случаях отдых можно перенести на год. При этом организация не может оставлять сотрудника без отпуска более двух ТК РФ Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска лет. Так что работодатель, которому не нужны проблемы с проверяющими органами, будет настойчиво отправлять вас отдохнуть.

Но у некоторых категорий работников продолжительность отпуска увеличивается в соответствии с федеральными и региональными законами или по желанию работодателя. Если вы не беременная женщина, не работаете во вредных и опасных условиях и вам больше 18 лет, то за дополнительные дни отпуска можно получить компенсацию ТК РФ Статья 126. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией .

Работодатель вправе, но не обязан заменять отпуск компенсацией, так что, возможно, всё-таки придётся идти в отпуск.

Что делать с неиспользованным отпуском при увольнении

Если у вас накопились неиспользованные отпускные дни, компенсацию за них вам обязаны ТК РФ Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника выдать при увольнении. Причём неважно Постановление Конституционного Суда РФ от 25 октября 2018 г. № 38-П “По делу о проверке конституционности части первой статьи 127 и части первой статьи 392 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с жалобами граждан М.В. Данилова, К.В. Кондакова и других , когда именно вы не отгуляли свой отпуск: в текущем году или пять лет назад.

Работодателя, который не хочет выплачивать компенсацию, можно призвать к ответственности через суд. На это у вас есть год ТК РФ Статья 392. Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора с момента увольнения.

Заработок, начисленный за расчетный период

Еще один компонент, без которого нельзя рассчитать отпускные, — это заработок, который начисляется за расчетный период. Если сотрудник честно отработал весь год за положенный ему оклад, то сделать это довольно просто: нужно только умножить оклад на 12, но, как правило, такая ситуация встречается довольно редко. Обычно работник помимо оклада получает еще и различные доплаты. В частности, в сумму заработка включаются премии, надбавки за выслугу лет, за классность и совмещение. Сюда же можно включить компенсационные выплаты, которые связаны с условиями и режимом труда: доплата за вредные, а также тяжелые условия, районные коэффициенты, выплаты за работу в праздничные и в выходные, сверхурочные. Таким образом, утверждение о том, что на отпускные начисляется районный коэффициент, будет не совсем верным, так как он изначально включен в сумму заработка, с учетом которого они рассчитываются.

С другой стороны, в сумму доходов за расчетный период не включают суммы, не связанные с трудовой деятельностью. Это могут быть различные социальные выплаты: дотации на питание, оплата проезда, обучения, разовые премии к юбилею или другим праздничным датам. Также не учитываются суммы, выплаченные работнику во время командировок, больничных, выходных по уходу за ребенком-инвалидом, то есть уже оплаченные из расчета среднемесячного заработка. Таким образом, отвечая на вопрос о том, начисляются ли отпускные на отпускные, можно констатировать: к сожалению, нет. Предыдущий отпускной период или отпуск по беременности и родам в оплату не войдет.

Кроме того, отпускные облагаются теми же взносами и налогами, что и заработная плата, поэтому, отвечая на вопрос о том, начисляются ли взносы на отпускные, можно утверждать: да, начисляются. Сюда входят НДФЛ и взносы на обязательное соцстрахование.

Похожие записи:

• День жалоб в ВККС: страдающее правосудие, волокита и письмо прокурору
• Образец заявления на пенсию по выслуге лет учителям
• Как получить сертификат на жилье ветерану боевых действий в Чечне